El departament de finances en una corporació s'encarrega de prendre dades de comptabilitat i crear informes que els administradors de la companyia, tot el camí fins al CEO, necessiten per a la presa de decisions. La tecnologia de la informació o IT es refereix a les eines de programari i sistemes informàtics que l'empresa utilitza per automatitzar aquestes funcions i organitzar el flux de dades per millorar les capacitats de decisió de l'equip directiu.
Planificació de Recursos Empresarials
Fins i tot les empreses molt petites utilitzen paquets de programari de comptabilitat que generen informes financers, com ara declaracions de resultats i declaracions de fluxos d'efectiu. Aquesta forma senzilla d'IT permet que un petit empresari estalviï temps de comptabilitat i tingui informes de gestió de manera més oportuna. La mida mitjana i les empreses més grans utilitzen sistemes informàtics més sofisticats anomenats planificació de recursos empresarials o ERP, que són grups de mòduls de programari que satisfan les necessitats de totes les àrees funcionals de l'empresa. Com el seu nom indica, ERP ajuda a la companyia a planificar l'ús dels seus recursos, un procés que el departament de finances supervisa.
Flux més ràpid d'informació
Els sistemes de TI permeten a una empresa vincular tots els departaments de l'organització. La informació generada per les divisions de fabricació, màrqueting i finances es pot compartir, per exemple. Aquesta informació està disponible en temps real, és a dir, quan es crea al sistema. Accedir-hi no requereix molta investigació o esforç manual. El personal de finançament temporal dedicat a "cavar" pels nombres que necessitaven ara es pot dedicar a analitzar i interpretar la informació: el paper primordial de finançament a l'organització.
Informes personalitzats
Els sistemes de TI utilitzats pel departament de finances tenen un informe que genera funcionalitats que acceleren el procés de producció d'informes de gestió. El sistema proporciona un cert grau de personalització: els informes es poden configurar en funció de les necessitats específiques de l'equip directiu. L'automatització d'aquests sistemes d'informes significa que els informes generats de forma rutinària, com els produïts al final de cada mes, es poden crear ràpidament. Amb moltes de les decisions que ha de fer la direcció, el temps és essencial. Els sistemes de TI aborden aquesta necessitat d'una capacitat d'informes ràpida i personalitzada.
Col·laboració
Moltes organitzacions aprofiten l'esforç col·laboratiu entre departaments, el concepte de cada departament que es beneficia de l'experiència dels altres departaments. L'equip de finances actua com a consultors interns d'altres departaments de l'organització. Quan tots els departaments utilitzen un sistema informàtic centralitzat, elimina les barreres que anteriorment bloquejaven el flux d'informació. L'empresa disposa ara d'una base de dades centralitzada que tots els membres de l'equip poden accedir, subjectes a certes normes de seguretat. En el cas d'una empresa amb múltiples oficines o divisions internacionals, aquesta possibilitat d'accedir a la mateixa informació de tot el món estalvia temps i millora l'eficiència. Si les finances necessiten dades de costos de fabricació per crear un informe per a una reunió de la junta directiva, el personal d'operacions pot transmetre ràpidament les dades en el format que el departament de finances requereix i entén.
Millor previsió
Millor previsió significa produir un pronòstic que és una predicció més precisa de quins són els resultats financers de la companyia. Els membres del personal de finances necessiten accedir a informació detallada per crear models de previsió que mostrin la forma en què l'organització realment funciona. Tenir accés a la informació de tots els segments de l'empresa facilita molt la predicció precisa. Les finances tenen informació real i no han de dependre de les conjectures quan es creen hipòtesis per al pronòstic.
