Els quatre components de la comunicació són la codificació, la descodificació, el mitjà de transmissió i els comentaris. El remitent d'un missatge de comunicació personal o empresarial codifica i transmet a través d'un o més mitjans al receptor, que el desxifra i respon proporcionant suggeriments. En els negocis, les comunicacions efectives es fan amb les operacions, permet als gestors motivar els seus empleats i ajudar les empreses a interactuar amb els seus grups d'interès. Les comunicacions deficients poden provocar una baixa moral, pèrdua de productivitat i falta de confiança.
Codificació
El primer component de comunicació és la codificació, que és la traducció d'idees i conceptes en símbols i gestos. El remitent comença amb la decisió de transmetre el missatge. Les bones idees sovint es perden si el procés de codificació es fa malbé. Per exemple, les converses confoses amb fets irrellevants i una lògica complicada poden fer que sigui impossible tenir un diàleg clar i productiu sobre els fets, segons el professor de Harvard Business School John P. Kotter i la professora de la Universitat de British Columbia, Lorne A. Whitehead. Les estratègies de comunicació enganyoses, com ara la por a la confusió, poden generar ansietat sobre els riscos imaginaris que també poden convertir la gent en una bona idea. L'autor de negocis, Theodore Kinni, va escriure a Harvard Business School Knowledge Working, que el poder de les comunicacions es pot maximitzar interpretant fets i no només recitant-los, i usant emoció i símbols per amplificar missatges i connectar-se de manera instantània amb els empleats.
Mitjà
El missatge codificat es transmet a través d'un mitjà o canal. Les dues categories bàsiques del canal empresarial són orals i escrits. Les comunicacions orals es poden fer per telèfon o utilitzar tecnologies basades en Internet, com ara teleconferències virtuals i webcasts. La comunicació escrita inclou informes i notes sobre mitjans de comunicació tradicionals o sobre mitjans electrònics. Els canals orals són més ràpids perquè el remitent i el receptor poden utilitzar senyals verbals i no verbals per transmetre missatges i proporcionar respostes gairebé instantàniament. És per això que els executius viatgen per tot el món per concloure negocis, ja que establir un contacte i una confiança personals pot ser difícil utilitzant correus electrònics i reunions virtuals.
Decodificació
La descodificació és el treball del receptor del missatge. Es tracta d'interpretar els missatges verbals i no verbals que transmet el remitent. Per a una comunicació empresarial exitosa, els processos de codificació i descodificació han de ser sincronitzats. Això requereix confiança entre el receptor i el remitent. Les diferències culturals sovint participen en la construcció d'aquesta confiança, especialment en la interpretació de comunicacions no verbals. Per exemple, apuntar amb un dit és acceptable a Amèrica del Nord, però es considera groller a moltes parts d'Àsia.
Comentaris
El comentari és el pas final del procés de comunicació en què el receptor respon al missatge del remitent. Aquest senyal pot ser verbal: per exemple, "Sí, crec que és una idea excel·lent" o no verbal, com un suspiro o una pausa prolongada per indicar el desacord. La retroalimentació permet al remitent prendre mesures correctives retransmetent o reformant un missatge incomprès. No obstant això, les retroalimentacions s'han de proporcionar ràpidament perquè els retards poden matar idees empresarials i provocar oportunitats empresarials perdudes.
