Escriure un pla o procés de gestió de projectes detallats consisteix a documentar els passos i les tasques necessàries per crear un producte o servei. El seu pla d'acció hauria de descriure el projecte complet amb totes les fases, començant per l'inici i la continuació del seguiment, execució, control i tancament, recomana l'Institut de Gestió de Projectes. Inclou una descripció general i detalls sobre l'abast, l'horari, els costos i la qualitat. També ha d'enumerar els membres de l'equip del projecte, l'estratègia de comunicació, els riscos, els processos de compra i les tècniques per gestionar el canvi.
Ús d'una plantilla
Tot i que podeu crear el vostre propi format, sovint és més fàcil començar amb un disseny existent. Baixeu una plantilla des d'un lloc web com ara Microsoft Office, PM Docs o PM Links. L'ús d'una plantilla garanteix que cobreixi tots els temes requerits i que mantingui la coherència amb cada projecte. A més, una plantilla us recorda identificar les persones que aprovaran el vostre pla, assignaran fons i proporcionaran recursos.
La descripció general s'utilitza per descriure la situació. Per exemple, indiqueu les condicions de negoci que han provocat la necessitat del projecte. Això pot incloure comentaris dels clients, plans de competidors o requisits dels inversors. Creeu seccions per a l'abast, programació i pressupost. Aquestes seccions proporcionen informació específica sobre el producte o servei que voleu crear, els fites del projecte, quantes persones necessita per treballar en el projecte i les restriccions pressupostàries. Creeu una secció que descrigui el vostre procés de gestió de qualitat i inclou una estratègia d'assegurament de la qualitat i iniciatives de control de qualitat. En documentar el procés que voleu seguir, vostè està dient a tots els membres de l'equip el que necessiten fer per assolir els objectius i objectius del projecte.
Detalls
Escriure els membres de l'equip del projecte, els seus rols i responsabilitats i els compromisos del temps en les seccions de suport. A més, descriu l'estratègia de comunicació que se seguirà, com ara completar informes d'estat setmanals i fer reunions mensuals. Per exemple, podeu incloure una taula que indiqui el que voleu que treballi cada membre de l'equip. Incloeu la tasca a la primera columna i documenteu l'estat de la segona columna, com ara no iniciat, en curs, completat o retardat. Afegiu espai per a un comentari addicional en una tercera columna.
Procés
Finalment, descriu els plans per fer front a possibles riscos, com ara retards en els proveïdors o requisits addicionals d'interessats. Definir processos de compra i tècniques de llista per gestionar el canvi, inclòs qui aconsegueix aprovar ajustos al pla.
Aprovació
Un cop finalitzat el pla, reviseu els detalls amb l'equip del projecte. Incorporeu els vostres comentaris abans de distribuir-los als vostres grups d'interès per a la vostra aprovació. Un cop aprovat el pla, comenceu a fer els passos. Mantingueu informats els membres de l'equip sobre el progrés, seguint el procediment de la vostra estratègia de comunicació. A mesura que continuï el treball, avaluï els seus esforços perquè pugui incorporar tècniques que aprengui en el seu proper projecte.
