L'objectiu principal de les eines de gestió de projectes és ajudar els directors a planificar, executar i controlar tots els aspectes del procés de gestió del projecte. Les empreses depenen de les eines clau per gestionar un projecte per garantir que cada tasca es completi a temps i equilibri la càrrega de treball del personal per a una gestió horària òptima. Atès que les eines de gestió de projectes milloren l'eficiència dels recursos i garanteixen l'abast del projecte, aquestes eines són especialment importants per als gestors de projectes que intervenen en projectes grans i complexos.
Estimació, planificació i seguiment
La projecció de les eines de gestió, com ara els plans de projecte, assignacions de tasques, pressupostos de projectes i gràfics de Gantt, gràfics de barres per a la planificació i programació de projectes, permeten als administradors de projectes estimar, planificar i fer un seguiment dels projectes de forma efectiva. De fet, molts consideren que els plans de desenvolupament del projecte són la fase més crítica del procés de gestió del projecte. Les eines de gestió de projectes permeten als gestors definir clarament els objectius i objectius.
Assignació i programació de recursos
Les eines de gestió de projectes són fonamentals en l'àmbit dels recursos. Eines com ara gràfics de Gantt i informes de despeses de temps i recursos permeten als administradors de projectes assignar i programar recursos. Aquestes capacitats s'utilitzen en les àrees de fabricació i producció, en particular.
Tipus d'eines de gestió de projectes
Moltes de les primeres aplicacions de gestió de projectes eren eines de propòsit general no dissenyades per a un aspecte específic de la gestió de projectes o per a una indústria en particular. Ara, els desenvolupadors de programari han creat eines de gestió de projectes orientades a indústries específiques. I aquestes eines de gestió de projectes vénen en diferents tipus: eines basades en paper, com ara plantilles, llistes de comprovació i formularis; eines automatitzades que podrien residir en ordinadors locals per a usuaris primaris o residir en un servidor de xarxa per a diferents usuaris; i eines basades en web.
Programari lliure vs. programari de tarifes
El programari lliure de gestió de projectes està disponible per als administradors de projectes. Aquest programari inclou aplicacions d'escriptori i serveis basats en la web. Encara que són gratuïts, podrien rivalitzar amb aplicacions basades en tarifes pel que fa a prestacions i funcions. No obstant això, el programari lliure pot no tenir prou funcions fonamentals per a alguns professionals de la gestió de projectes: no hi ha escalabilitat suficient, interoperabilitat limitada, portabilitat insuficient, temps de resposta ràpida i inadequada, fent que les aplicacions basades en tarifes siguin preferibles per a les seves necessitats organitzatives.
