Les empreses de costura sovint s'especialitzen en projectes de roba personalitzada o decoració de la llar per a clients individuals. En cada projecte hi ha una varietat de factors que requereixen formularis especialitzats per mantenir la informació. Els empresaris que mantenen la paperassa adequada són més eficients, millor organitzats i menys estressats.
Importància de formularis
Els formularis permeten a les empreses de costura mantenir la informació organitzada i de fàcil accés. Com que els projectes sovint es personalitzen per a cada client, els formularis ajuden el propietari del negoci a reunir la informació necessària en un sol lloc abans de començar un projecte. Els contractes, rebuts i factures també serveixen per protegir tant al propietari del negoci com al client en cas de desacord financer o contractual. Els propietaris de petites empreses sempre han de mantenir registres adequats per presentar impostos sobre la renda cada any.
Formularis d'informació del client
En crear un formulari d'informació del client amb un client de costura, el propietari del negoci pot mantenir un registre de cada client que inclou informació de contacte, durada de la relació comercial, història del negoci i altra informació necessària. A través de formularis d'informació del client, la modista de compres pot mantenir les mesures del client, els patrons personalitzats, la informació del patró i les preferències del client en el fitxer per a l'ús futur. La informació de contacte és beneficiosa a l'hora d'oferir ofertes especials durant èpoques específiques de l'any, com ara el prom o el canvi d'estacions.
La història del negoci amb un client ajuda al propietari del negoci a citar els costos del projecte. El historial empresarial permet que un propietari reviseu els treballs anteriors per veure quant s'ha cobrat i quant de temps es va dur a terme un projecte concret. Això permet que una costurera faci pressupostos precisos per a cada client. Emmagatzemats en fitxers, els formularis d'informació del client donen als propietaris de negocis la possibilitat de veure els seus clients de manera àmplia o individual.
Contracte de projecte
Cada projecte per a un client ha de tenir un contracte escrit. Més enllà de definir el que implica el projecte específic, el contracte del projecte ha de ser especialitzat per a un negoci de costura. S'haurien d'establir les mesures, el patró involucrat, les opcions de fabricació, el cost estimat i el cronograma del projecte. Per exemple, un client entra per un vestit de trobada per a la seva filla. Un contracte de projecte inclourà les mesures de la filla, el calendari d'accessoris i el lliurament del projecte acabat, que proporciona el teixit i les nocions, que manté el teixit i nocions addicionals, el cost estimat i el patró que s'utilitza. Es poden prendre fotografies i afegir-les al contracte. Cal deixar la sala per a qualsevol canvi que es faci o es prenen notes durant cada etapa del projecte de costura. El contracte hauria d'exposar què passarà si el client no està satisfet amb el projecte. Això protegeix tant al propietari del negoci com al client.
Rebuts
Quan el canvi de temps del cos canviï, el propietari del negoci hauria de crear un rebut tant per al client com per als registres comercials. Els rebuts són necessaris per documentar els ingressos d'una empresa per a propòsits fiscals locals, estatals i federals. Els llibres de recepció permeten una còpia duplicada de cada rebut escrit i estan disponibles a través de botigues de subministraments d'oficines. Diversos programes informàtics permeten la creació de rebuts personalitzables per al propietari de la petita empresa. Un rebut d'un negoci de costura hauria d'incloure la data de recollida, la descripció de la indumentària, si la roba era una peça personalitzada o una modificació, el nom i la informació de contacte del client, el tipus d'operació rebuda i la signatura o nom de la persona que rep diners Una declaració d'exempció de responsabilitat inclosa en el rebut pot contenir una declaració que dóna al client una quantitat específica de temps per retornar la roba per a canvis addicionals sense cap cost, com ara vestits de casament personalitzats o desgast formal. Una política de devolució del rebut ajuda a protegir el negoci de cosir a partir de retorns frívols i informa al client què pot i que no es pot retornar.
