El terme "centralitzar" significa portar tot a una ubicació principal, la qual cosa implica que la contractació centralitzada implica que tots els procediments d'adquisició, elements i personal a un lloc. En empreses més grans, especialment, les contractacions no sempre es gestionen en una ubicació centralitzada, tot i que hi ha una sèrie d'avantatges de la contractació centralitzada.
Minimitza la duplicació
En empreses que no disposen d'un sistema centralitzat de compra, es passa una gran quantitat de temps i diners per mitjà de la duplicació. Tots els departaments hauran de seguir el mateix procediment una vegada i una altra, en comptes de tenir un departament específic per atendre totes les necessitats de compra. Cada departament necessita més temps per processar les seves pròpies transaccions en comparació amb que totes les processin com a única.
Augment de l'eficiència
En la majoria dels casos en què no s'utilitza l'adquisició centralitzada, els caps de departaments diferents han de gestionar les compres. Si aquestes organitzacions passessin a contractes centralitzats, aquests empleats tindrien més temps per dedicar-se al seu treball augmentant així la seva eficàcia.
Redueix el cost
La contractació centralitzada estalvia diners de les empreses ja que centra totes les transaccions en un sol lloc. Això redueix la quantitat de capital que l'empresa necessita per invertir en emmagatzematge i personal, i també garanteix un poder adquisitiu afegit que combina les necessitats de diversos departaments. Les empreses també poden reduir les despeses de regulació, ja que totes les transaccions es poden controlar i registrar fàcilment des d'un lloc.
Millors relacions comercials
La relació entre diferents proveïdors augmenta a través de la contractació centralitzada. Si una empresa compra regularment subministraments d'un determinat negoci, la relació probablement millorarà amb el temps. Quan totes les compres de la companyia són manejades per un departament, el seu cap formarà millors vincles amb els proveïdors, cosa que pot conduir a un processament més ràpid i una millor qualificació creditícia. El personal de compres també és fàcilment accessible si algun dels seus proveïdors té una queixa.
