Quan organitzacions o organismes governamentals, com ciutats i comtats, necessiten béns o serveis, volen aconseguir el millor tracte possible. Per obtenir el millor negoci, emeten documents de sol·licitud anomenats sol·licitud de propostes (RFP), sol·licitud de cometes (RFQ) o sol·licitud d'ofertes (RFB). Aquests documents legals conviden a les empreses a licitar per subministrar els béns o serveis que se sol·liciten. Quan aquests materials es necessiten ràpidament, les ofertes només es poden acceptar durant uns dies. Si aquest és el cas, les organitzacions o els organismes governamentals podran sol·licitar als licitadors que completin i activin un memoràndum d'ofertes en lloc d'una oferta completa, que pot tenir moltes pàgines llargues.
Escrigui el número de l'oferta a la casella o a la línia anomenada "Número de l'oferta". Això informa a l'organització o a l'agència governamental que sol·licita les ofertes exactament sobre el projecte en què està contractant. Incloeu la data en què ompliu el número d'oferta a la casella o a la línia anomenada "Data".
Escriviu el títol de l'oferta al quadre o a la línia anomenada "Nom del projecte" o "Títol". Això es pot trobar a la portada dels documents de sol·licitud. Escriviu la ubicació del projecte a la casella o a la línia anomenada "Ubicació". Si feu ofertes per proporcionar productes, la ubicació és on us enviarà els productes.
Incloeu la informació de la vostra empresa. Hi ha caixes o línies per escriure el nom de la vostra empresa, el número de telèfon, l'adreça i el nom de l'empleat escrivint i aprovant l'oferta.
Escriu el tipus de treball que es demana a la casella o a la línia anomenada "Tipus de treball". Per exemple, si fa una oferta per proporcionar serveis de gestió de la construcció, escriviu "Gestió de la construcció".
Escriviu el que proporcionareu a l'organització o agència governamental a la secció "Treball inclòs". Per cada servei o producte proporcionat, escriviu la quantitat que sol·liciteu que es pagui a la secció "Oferta inclosa" a la secció "Quantitat de l'oferta". Total de la columna "Quantitat de l'oferta" a la casella o a la "Oferta total".
Completeu la secció "Reconeixement d'addicions". Les agendes o agències governamentals emeten una addició quan hi ha un canvi en els documents de sol·licitud. Incloeu el nombre d'addicions d'aquesta secció i la data emesa. Aquesta informació es troba a l'addició individual. No sempre hi ha addicions emeses; deixeu aquesta secció en blanc si no hi ha cap addenda.
