Les pràctiques recomanades per a la gestió de contractes recomana auditories normals de compliment de contractes Tanmateix, a diferència de les auditories d'estats financers, que normalment es duen a terme anualment, les revisions del contracte es produeixen amb més freqüència. Per exemple, un calendari d'auditoria per contractes d'enginyeria i construcció inclou sovint auditories mensuals de pagament, així com auditories trimestrals, semestrals o anuals per a projectes més llargs. Comprendre completament els procediments d'auditoria de compliment augmenta la probabilitat que obtingui errors que d'una altra manera podrien ocasionar despeses excessives i despeses d'inversió.
Establir objectius d'auditoria
Quan la revisió es produeixi dins del cicle de vida del contracte, es determinaran els objectius d'auditoria. Una auditoria de control, que es realitza a principis del cicle de vida del contracte, generalment es centra en avaluar els processos i els controls interns del contractista. L'objectiu és millorar les comunicacions i identificar i racionalitzar els processos en risc d'inversió excessiva. Una auditoria de recuperació -una que es realitza mensualment o abans de la finalització del pagament contractual- cerca les discrepàncies de facturació, com ara càrrecs no vàlids, exagerats i duplicats. L'objectiu és evitar els errors de facturació i recuperar els pagaments en excés.
Muntar l'equip d'auditoria
Al decidir la mida i la composició de l'equip d'auditoria, observeu la mida i la complexitat del contracte. Com a mínim, els equips d'auditoria de control i recuperació han d'incloure al gestor del contracte, un representant del departament de comptabilitat i un tercer neutral. Tanmateix, els contractes grans o complexos poden requerir membres addicionals de l'equip que estiguin familiaritzats amb els procediments de gestió i auditoria de contractes. Si l'auditoria descobreix activitats fraudulentes, pot ser necessari introduir un investigador forense o investigador de frau experimentat.
Control de procediments d'auditoria
Una auditoria de control es basa principalment en els procediments de facturació i pagament i controls preventius. Els procediments inclouen una revisió intensiva del contracte i tant els contractistes com els comptes a pagar, els procediments de facturació i pagaments de dades de pagament. La revisió busca controls interns adequats com la separació de funcions, un sistema d'autorització i seguretat de la informació. Les proves poden incloure crear, processar i pagar una factura de mostra, sovint introduint errors intencionals per veure si els controls existents són efectius.
Procediments d'Auditoria de Recuperació
Les auditories de recuperació mensual reconcilien l'últim informe del cost del treball del contractista amb els imports facturats durant el període actual. Els auditors comencen revisant l'informe de cost de treball i comparant-lo per contractar els termes de facturació i de pagament. En funció de la presència de banderes vermelles, els auditors poden seleccionar i provar només algunes o diverses transaccions de mostres per a diferents tipus de costos, com ara mà d'obra, materials, costos administratius i generals. Les proves de transaccions normalment consisteixen en recalculacions i en la construcció de rutes d'auditoria. Segons KPMG, una companyia d'auditoria, assessorament fiscal i assessor, els auditors busquen discrepàncies com ara hores extraordinàries significatives, reclassificacions de costos, acumulacions de costos, descripcions de despeses inusuals o desaparegudes, quantitats de dòlars grans o inusuals, costos incorreguts abans de començar el contracte i despeses generals d'oficina a casa costos.
Creeu un informe de seguiment
Després de l'auditoria, l'equip prepara i envia un informe final al propietari de l'empresa i al contractista, generalment en una reunió presencial. Tot i que els resultats determinen quanta informació conté l'informe, l'enfocament és identificar, explicar i proporcionar recomanacions per corregir discrepàncies o procediments ineficients. Els auditors també exposen els objectius, així com els procediments d'avaluació del contracte de revisió i auditoria.
