Al voltant del món, les empreses utilitzen correu electrònic per a la comunicació, la transferència de dades i la col·laboració. El correu electrònic ha estat una eina eficaç per incrementar la productivitat empresarial i augmentar la fiabilitat de les dades. Tanmateix, la facilitat d'ús del correu electrònic i la disminució de la formalitat poden generar una sobrecàrrega de comunicacions i dades massa poc professional. L'ús de correu electrònic per a empreses també té el desavantatge d'obrir la xarxa de l'ordinador a possibles virus i malware enviats a través de fitxers adjunts de correu electrònic.
Disminució dels nivells de gestió
Els empleats de tots els nivells de l'empresa poden enviar correus electrònics a qualsevol persona del negoci. Aquesta facilitat d'enviament de missatges evita la cadena de comandament establerta i detecta els processos de revisió estàndard dels problemes relacionats amb els recursos humans. Aquesta informalitat també pot provocar una interrupció dels executius que necessiten centrar-se en les oportunitats d'alt nivell que no pas en els problemes de personal diari.
Precisió
La facilitat d'enviament de correus electrònics pot disminuir l'exactitud de la informació. Com a mitjà més informal, els remitents solen respondre ràpidament als missatges i no revisen la informació. Els empleats també poden sentir-se pressionats per respondre ràpidament a les sol·licituds sense tenir en compte la precisió. Quan s'envien missatges amb informació inexacta, pot ser difícil corregir l'error a causa de la ràpida difusió de correu electrònic a altres parts.
Competició
El correu electrònic pot augmentar la competència comercial. Els clients poden enviar pressupostos de vendes als competidors sol·licitant preus més baixos. Si reben un preu més baix, poden anar amb un competidor o tornar a demanar un preu encara més baix. El correu electrònic també facilita als vostres clients treballar amb companyies offshore que ofereixen serveis a preus més baixos a causa de menors salaris i un menor cost de vida en països en vies de desenvolupament.
Professionalitat
El correu electrònic pot conduir a un menor nivell de professionalitat. Els empleats tendeixen a utilitzar un enfocament menys formal de les comunicacions quan s'utilitzen correus electrònics, que poden semblar poc professionals als clients actuals i potencials. El format creatiu a través del text i els canvis de color poden aparèixer juvenils i incompatibles amb el perfil de la vostra empresa.
Increment de l'ocupació
El correu electrònic pot augmentar la necessitat dels empleats. Pot ser necessari que els empleats addicionals del servei d'atenció al client responguin als correus electrònics dels consumidors, i es necessiti més ajudants executius per ajudar a ordenar i respondre comunicacions per correu electrònic a executius ocupats.
Sobrecàrrega d'informació
El correu electrònic pot crear fàcilment una sobrecàrrega d'informació als destinataris. La facilitat de copiar missatges a tota l'organització pot sobrecarregar els empleats amb informació no desitjada o innecessària per revisar. La sobrecàrrega d'informació disminueix la productivitat.
Seguretat
La seguretat de les dades pot ser difícil de mantenir ja que la informació confidencial es pot enviar fàcilment per correu electrònic. Els virus enviats per adjunts de correu electrònic, que causen danys en el sistema informàtic i pèrdua de dades, poden comprometre les xarxes d'ordinadors.
