Per a moltes empreses, l'inventari representa l'actiu físic més gran que posseeix l'empresa. Aquestes empreses emmagatzemen el seu inventari en magatzems fins que ho necessitin en producció o per lliurar a un client. El personal del magatzem gestiona el procés de recepció quan arriba l'inventari dels venedors. El personal de magatzem també gestiona els enviaments enviats a clients. Els magatzems es basen en controls interns per garantir que l'inventari es registri amb precisió i es mantingui segur.
Numeració seqüencial
Els procediments de control intern inclouen la numeració seqüencial per a tots els documents receptors, documents d'enviament i documentació de transferència de magatzems. La numeració secuencial requereix que cada tipus de document inclogui un sistema de numeració i que cada formulari estigui numerat en ordre. Això permet que el magatzem representi per a cada formulari independent utilitzant el número del formulari. Si alguna pàgina apareix desapareguda, el personal del magatzem pot identificar les pàgines específiques segons els nombres que falten.
Càmeres de vídeo
Els procediments de control intern també impliquen l'ús de càmeres de vídeo a tot el magatzem. Les càmeres de vídeo controlen totes les activitats que es produeixen dins del magatzem i tot el moviment relacionat amb l'inventari. Si l'inventari desapareix, l'empresa revisa l'enregistrament de vídeo. Totes les transferències d'inventari no autoritzades apareixen a la gravació del vídeo i proporcionen evidència de l'esdeveniment real.
Segregació de deures
Els procediments de control intern al magatzem també incorporen la segregació de les responsabilitats del magatzem. Totes les activitats que es produeixen al magatzem requereixen que diversos empleats completin passos individuals. Per exemple, quan un magatzem rep inventari, un empleat documenta les quantitats i productes rebuts, mentre que un altre incorpora aquesta informació al sistema informàtic. Un tercer empleat pot comparar aquests números amb l'embalatge del proveïdor.
Auditoria d'inventari físic
L'auditoria d'inventari físic representa un procediment de control intern realitzat almenys una vegada l'any. El personal del magatzem conté físicament cada element d'inventari, creant un registre de la quantitat real de cadascun. L'auditoria d'inventari físic implica que el personal no emmagatzematge reculli l'inventari. Els empleats comparen el segon comptador d'inventari amb el primer i identifiquen qualsevol discrepància. Un altre grup d'empleats explica l'inventari amb discrepàncies per determinar el recompte final. Una vegada que es determinen les quantitats finals d'inventari, les quantitats del sistema s'ajusten per igual al compte des de l'auditoria.
