Les cartes de proposta poden servir com a eines importants per obtenir nous clients, iniciar nous projectes i fer créixer un negoci. Des del disseny i el disseny fins a l'idioma utilitzat en el document, els líders empresarials han de considerar tots els aspectes d'una proposta abans d'enviar-lo al destinatari destinat a maximitzar l'eficàcia del document. Igual que l'obertura d'aquesta carta és fonamental per aconseguir que un lector llegeixi els continguts complets, les últimes frases d'una carta de proposta també són de particular importància, ja que aquestes són les últimes paraules que el destinatari llegirà abans de prendre una decisió.
Escriure una proposta eficaç
Per escriure una carta de proposta eficaç, és útil començar per recollir tota la informació rellevant que planeja incloure al document. Això pot incloure estadístiques, xifres de pressupost, dates, definicions i credencials de la vostra empresa. També podeu començar amb un esbós, que és una eina d'escriptura que us pot ajudar a planificar les diferents categories de la vostra proposta.
La presentació de la vostra proposta hauria de provocar l'interès del lector i probablement inclourà informació bàsica sobre la vostra empresa i per què està qualificat per dur a terme la tasca en qüestió. La introducció també pot incloure una visió àmplia del tema de la proposta perquè els destinataris entenguin el que estan a punt de llegir i per què han de seguir llegint. Algunes propostes també poden començar amb un resum executiu, que és una breu resum que resumeix els punts clau de la proposta. El resum executiu és útil per als destinataris poc curts però volen tenir una idea del que es tracta.
Les seccions principals de la vostra proposta variaran segons el projecte, però poden incloure seccions que tracten sobre el pressupost o els preus del projecte, la cronologia del projecte i els riscos associats al projecte. També podeu discutir els materials necessaris per completar el projecte, el treball o els tipus de treballadors necessaris per completar el projecte i els ingressos o clients potencials generats pel projecte.
És important adaptar el document al públic específic quan escriviu una proposta. L'idioma que utilitzeu variarà depenent de l'experiència del públic, així com de la seva familiaritat amb els aspectes tècnics del projecte.
Abans d'enviar la proposta a un lector, editeu acuradament el document i suprimiu qualsevol error ortogràfic, errors gramaticals i inexactituds fáctiques. Els tipus i altres errors es poden percebre com no professionals i poden fer que la proposta sigui rebutjada.
Tancament d'una carta de proposta
La conclusió d'una proposta és un element crític del document global. Quan el destinatari acaba de llegir la proposta, les últimes oracions o paràgrafs han de quedar en la seva ment. Una conclusió efectiva pot ajudar a tancar l'acord i conduir el lector a fer negocis amb la vostra empresa. Mentre que altres parts de la proposta també són importants per aconseguir que l'aprovació avanci, té sentit passar més temps en les últimes frases per assegurar que la proposta sigui persuasiva.
A la conclusió, consideri tornar a escriure els punts principals de la proposta per emfatitzar els principals conceptes, tenint cura de no repetir de forma verbal el que ja va escriure. Aquest resum final ha de proporcionar una anàlisi o explicació que connecti tots els punts principals. També us recomanem que el destinatari continuï la conversa oferint-li respondre qualsevol pregunta prolongada o debatre la idea més endavant en una data posterior. Per exemple, podeu escriure: "Si us plau, aviseu-me si teniu preguntes addicionals. Us encantaria respondre". Algunes cartes de propostes efectives també acaben amb una crida a l'acció, que pot crear un sentit d'urgència i un motiu perquè el destinatari avanci amb la proposta. Un exemple d'una crida a l'acció és: "Comenceu en aquest projecte avui contactant-se amb el nostre equip".
