La recepció de l'edifici és el nucli informatiu de totes les seves operacions. No és només un lloc per registrar la vostra cita, però també pot esdevenir vital en cas d'emergència. Durant una emergència, la recepcionista rep informació pertinent sobre la situació i divulga aquesta informació al seu destinatari adequat, provocant una conclusió ràpida i correcta de l'incident.
Preparatius
A l'inici d'una emergència, la recepcionista es converteix en un comandant d'incidents, i el seu escriptori es converteix en un centre d'ordres d'incidents. Per poder funcionar correctament durant els procediments d'emergència, totes les eines bàsiques haurien d'estar a prop. Proveu periòdicament el telèfon, el sistema de paginació i les ràdios per assegurar-vos que funcionen correctament. Inventueu els vostres subministraments d'emergència, com ara un kit de primers auxilis, AED, ampolla d'oxigen, llanternes i mantes. Assegureu-vos que teniu subministraments adequats de paper d'anotació, bolígrafs i llapis a mà. Hauria d'estar disponible un manual de procediments d'emergència, juntament amb fulls de verificació de referència ràpida que s'utilitzaran durant un incident.
Prioritats
Una vegada que es presenta una emergència, prioritza el que és i no és una preocupació immediata per tractar-se. Per exemple, pot rebre una trucada telefònica d'un empleat que demana a un oficial de seguretat que la acompanyi al seu cotxe. La seva resposta hauria d'estar al corrent de: "La seguretat està involucrada en una situació d'emergència en aquest moment i no és capaç d'ajudar-lo; seria millor que poguessis demanar-li que un company de treball l'escolti".
Procediments d'emergència
Obriu immediatament el vostre manual de procediments d'emergència a la secció corresponent i feu-hi referència en qualsevol moment que no estigui totalment segur de què fer. Seguiu els vostres procediments escrits en l'ordre en què s'enumeren i intenteu mantenir la calma. Això ajuda a reduir les possibilitats de qualsevol error de la vostra part.
Superviseu totes les comunicacions prioritàries i ajudeu a retransmetre el trànsit de ràdio important a les persones adequades. Deixeu-vos avisar al departament de policia o bombers.
Continueu monitoritzant ingressos i egressos a la vostra propietat, permetent un millor control d'accés durant l'emergència. Això es pot fer a través d'observar els punts d'entrada supervisats per vídeo, així com comprovar si hi ha una identificació adequada a l'entrada i la sortida. Mantingueu-vos actualitzat al vostre llibre de registre d'usuaris, consulteu les persones d'entrada i sortida quan sigui necessari.
Preste atenció a la seva àrea d'acollida immediata, a la recerca de persones o objectes sospitosos. Informeu de manera immediata del normal.
Quan arriben els oficials de policia i bombers, els ajudi amb una escolta esperant al vostre escriptori per dirigir-los a l'escena d'emergència. Si una escorta no està disponible, doneu-los un mapa simplificat per obtenir indicacions. Estigui preparat per ajudar les autoritats amb procediments d'evacuació si és necessari.
Després de l'incident, assegureu-vos de completar la documentació necessària de l'informe. Això ajuda a la companyia a assumir problemes de responsabilitat i millorar els procediments d'emergència futurs.
