El pressupost en una organització, també conegut com el procés de planificació anual, està dissenyat per oferir als gestors un pla d'operació de l'empresa. El pressupost mostra el que la companyia té la intenció de gastar per generar ingressos, quins són els ingressos previstos i el guany que guanyarà l'empresa si aconsegueix els seus objectius d'ingressos. Fins i tot a les empreses on el sistema de pressupostos ha estat implantat durant diversos anys, el procés no és completament eficaç.
Enfocament tradicional resumit
L'enfocament tradicional de pressupostos és una combinació de mètodes de pressupost descendent i ascendent. De dalt a baix significa que la direcció superior estableix els objectius de l'any i els comunica per la cadena de comandament. En pressupostos ascendents, els administradors de departament preparen pressupostos per al segment de negoci que s'encarreguen i envien el pressupost a la màxima direcció per a la seva consolidació en un pressupost o pla d'empresa.
Objectius poc realistes
Els objectius establerts pels alts executius inclouen objectius específics de creixement dels ingressos, així com també les pautes de despesa. Una empresa podria establir un objectiu d'augmentar els ingressos en un 10 per cent, o reduir els costos en un 5 per cent. Llevat que les persones de la part superior sol·licitin els ingressos dels responsables de departaments que tinguin la responsabilitat d'obtenir els resultats, els administradors de nivell inferior poden veure els objectius com a arbitraris, injustos i no assolibles.
No inclòs
L'enfocament ascendent pot significar que només el personal de gestió contribueixi a produir els pressupostos departamentals; els empleats per sota del nivell directiu no s'inclouen en el procés. Sovint, aquests empleats tenen informació clau que podria donar lloc a un pla més realista i assolible. El personal de vendes, per exemple, pot saber que certs productes comencen a disminuir de popularitat amb els clients, de manera que els recursos de màrqueting s'han de desplegar als productes amb major potencial de creixement.
El pressupost sempre puja
Per preparar els pressupostos, els administradors dels departaments sovint prenen el pressupost de l'any passat i afegeixen un import incremental, com ara un 8 per cent, per cobrir els increments de costos assumits. No es pren el temps per examinar totes les despeses de línia de comanda per veure si hi havia àrees on es van perdre els fons. El que haurien de fer és buscar despeses que no contribuïssin a una millora de l'eficiència o al creixement dels ingressos i que es redueixin al pressupost de l'any que ve, i que no s'hi afegeixin un 8 per cent.
Encoixinat, després Tall
Els gerents departament experimentats estan adeptats a jugar al "joc de pressupost". Saben que la direcció superior prendrà el pressupost que envien i redueixi una certa quantitat, de manera que demanen més diners del que realment necessiten. Quan s'aprova el pressupost revisat, resulta que tenen tot el que volien en primer lloc. Això penalitza altres directius que van ser sincers en els seus esforços per presentar un pronòstic de despeses realista i després van haver de tractar de reduir el seu pressupost.
Rigidesa
Les empreses poden utilitzar el pressupost com a dispositiu punitiu en lloc d'una pauta. Els directius que no aconsegueixen assolir els resultats previstos estan sotmesos a severes crítiques per part de l'alta direcció i fins i tot poden rebre crítiques de rendiment baixes. La veritat és que una empresa poques vegades aconsegueix els seus pronòstics. Hi ha massa variables que afecten el rendiment de l'empresa, incloent-hi els competidors cada vegada més forts o l'economia es fa més feble. La direcció superior ha de tenir en compte aquests factors a l'hora de valorar el rendiment de l'administrador d'un departament, i no mirar només les variacions del pressupost.
