Una carta de contingència inclou els plans i procediments que seguiran un departament comercial si succeeix alguna cosa que pugui afectar les operacions de la companyia de forma positiva o negativa. La carta explicaria com respondre a un incendi o pèrdua de dades, o bé a una bona fortuna inesperada, com ara un ordre gran. Tot i que un pla de contingència complet per a tot el negoci pot abastar nombrosos departaments, una carta de contingència se centra en els problemes que un departament individual pot trobar i esbossa un pla per treballar aquests problemes.
Processos i tasques
Cada supervisor del departament ha de preparar una carta de contingència que detalli els processos empresarials que maneja i les tasques que supervisa. Aquesta carta ha d'incloure tot el que fa el departament, totes les persones amb qui es comunica, quins serveis es proporcionen i quan es presenten els resultats. Per exemple, la carta de contingència d'un departament de comptabilitat ha de mostrar com el departament de comptabilitat comunica amb el departament de vendes per registrar els comptes a cobrar i els seus mètodes de comunicació amb el departament de compres per fer el seguiment dels comptes a pagar, així com com el departament lliura els comptes mensuals de resultats i trimestralment devolucions d'impostos.
Punts d'error
La carta de contingència hauria d'incloure els punts de fracàs en cada procés. Aquests són els esdeveniments que poden interrompre la realització d'un procés o tasca. Els punts d'error poden passar des dels desastres naturals fins a la pèrdua de dades catastròfiques a simples comunicacions errònies entre companys de feina. Una carta de contingència que explica els punts de fracassos del departament de comptabilitat pot incloure l'omissió de factures de vendes d'una setmana o un xoc de disc dur que elimina importants estats financers.
Probabilitat i impacte
La següent part de la carta de contingència detalla la probabilitat que es poguessin produir els punts d'error i l'impacte que tindrien aquests punts de fracàs en les operacions. La lletra pot mostrar com alguns punts de fracàs tenen una alta probabilitat però representen una amenaça mínima, mentre que altres punts de fracàs poden ser molt improbables, però sí conseqüències devastadores. La carta de contingència del sistema de registre automatitzat del departament de comptabilitat pot mostrar una baixa probabilitat de no mantenir els registres de la companyia actualitzats, però la lletra també mostra com un error en aquest sistema pot tenir un impacte seriós en les operacions del departament.
Pla d'acció de contingència
La carta de contingència contindrà un pla d'acció que detallarà els passos que adoptarà el departament si es produeix un punt de fracàs perquè el departament pugui treballar al voltant del punt de fracàs mentre compleix una tasca necessària. Tot i que les accions descrites a la carta de contingència poden no ser els mètodes més eficients o convenients per completar la tasca, fan el treball. El pla d'acció en la carta de contingència del departament de comptabilitat pot incloure passos per utilitzar llibres de llibres de notes i calculadora en cas de pèrdua de dades d'un disc dur fallit.
