Una relació comercial forta i saludable pot començar amb una carta formal. Això és especialment cert quan es treballa amb importadors i exportadors internacionals. Potser no tinguis l'oportunitat de conèixer-los cara a cara, de manera que una carta professional pot ser el millor substitut. Escriure aquesta carta es fa amb diligència i consideració.
Formateu la vostra carta professionalment, amb el logotip de la vostra empresa, la informació de contacte i la vostra informació personal situada a la part superior de la pàgina. A més, incloeu la informació de contacte comercial de l'importador i una bona salutació. El text s'ha d'alinear cap a l'esquerra sense fer sangraments per als paràgrafs i amb espais d'una sola línia.
Atreu l'atenció de l'importador al primer paràgraf fent ressaltar el vostre punt de venda clau. Destaca el punt de diferenciació que fa que els vostres productes siguin els millors del mercat. És possible que tingueu el preu més baix, les millors funcions o el temps de resposta més ràpid des de l'ordre fins al lliurament. No cal exagerar, però assegureu-vos de destacar els avantatges de la vostra empresa.
Proporcioneu més informació sobre la vostra empresa i els seus antecedents al segon paràgraf. Expliqueu quant de temps us ha estat a l'empresa i on us trobeu. Descriu exactament el que produeix i en quin volum. A més, expliqueu quins són alguns dels vostres clients actuals i els posa a disposició com a referència.
Proporcioneu més informació sobre les característiques dels vostres productes. Això és especialment important per a productes tècnics com ara maquinari, equips de xarxes o articles farmacèutics. L'importador vol saber quantes de les especificacions possibles. Fins i tot podeu incloure diagrames o models en un fitxer adjunt separat.
Convenceu al lector que la vostra empresa és la millor per treballar i que podeu lliurar com es va prometre. Descriviu les condicions de pagament, el temps de resposta, la informació de logística i els preus. Deixeu la carta oberta per a la negociació i el seguiment. Tanqueu la nota amb un senyal de sortida agraït.
