De tant en tant hi ha moments en què es pot visualitzar com es fa alguna cosa que sigui més fàcil d'entendre. Els diagrames de flux de processos identifiquen cada pas en un procés d'una forma escrita que és similar a un mapa. Els diagrames de flux de processos poden ser especialment útils quan les organitzacions volen optimitzar el flux de treball. El diagrama de flux permet als responsables identificar cada pas del procés i veure també la interacció dels passos. El procés de diagrames de flux és una cosa que es pot aconseguir en qualsevol organització.
Articles que necessiteu
-
Espai de reunions
-
Paper
-
Llapis
-
Tauler blanc amb marcadors
-
Notes de tipus "Publicar-lo"
-
Programari de processament de textos
-
Programari de diagrama de flux
Reuneixi els membres de l'equip en un espai de reunió tranquil. L'espai ha de ser prou gran perquè els membres de l'equip puguin moure's, aïllats adequadament perquè la discussió no afecti la resta de l'oficina i tingui un tauler blanc per mostrar el flux del procés tal com es discuteix. Cada membre de l'equip també hauria de tenir notes de paper i llapis i publicar-les.
Informeu que l'equip del procés es dibuixarà en forma de flux. Feu que l'equip faci pluja d'idees sobre tots els passos del procés. Escriviu els passos al tauler blanc. No us preocupeu quins són els passos que vénen primer o darrer: simplement anoteu cada pas del procés. Quan es detallen tots els passos del procés, arribeu a un consens amb l'equip que s'ha anotat tots els passos. Escriviu cada pas en una nota personal "publicar-la". Esborra la placa blanca.
Decidiu quin pas arrenca el procés. Mantenir aquest pas al tauler a l'extrem esquerre. Decidiu quin pas acaba el procés. Posa aquest pas al costat dret del tauler. Determineu el segon pas del procés i col·loqueu-lo a la dreta del primer pas. Continueu aquest procés amb cada pas fins que tots els passos del procés es col·loquin en el seu ordre seqüencial des del primer pas de l'esquerra fins a l'últim pas de la dreta. Normalment, aquest procés portarà a donar-se entre els membres de l'equip per arribar a un consens.
Assigneu símbols adequats a cada pas del procés. S'utilitza un símbol ovalat al principi i al final del procés. Escriviu un oval sobre la nota "post-it type" al primer i últim pas del procés. Cada acció posterior adoptada s'identifica amb el quadrat. Cada decisió s'identifica amb un diamant. Acosta't a un consens amb cada membre de l'equip sobre quin tipus de símbol es fa en quina nota. Quan estigui complet, traieu línies de cada nota a la següent nota del procés.
Analitza el diagrama de flux. La majoria dels processos es poden fer més eficients una vegada que el procés es pot veure en un gràfic. Comproveu si hi ha passos duplicats o parades de flux de treball innecessàries, com ara aprovacions de gestors o reescriptures innecessàries.
Utilitzeu el programari de processament de text o el programari de diagrames de flux per fer una còpia permanent del procés de flux de treball. Deseu el diagrama de flux del procés com a lloc de sortida per a futures millores de flux de processos.
