La majoria de les persones en el negoci solen enviar documents com un fitxer adjunt per correu electrònic. Tanmateix, és millor crear una bona carpeta per enviar per correu postal. El vostre objectiu per escriure qualsevol document amb finalitats comercials és incloure informació sobre les necessitats de l'altra part en llenguatge professional. Això no vol dir que el llenguatge ha de ser de front o fosca. Si els que llegeixen el document poden no comprendre's completament, considereu crear una pàgina separada d'informació amb vinyetes per explicar el document principal.
Recopileu tota la informació que necessiteu per al vostre document. Doneu informació clara al document amb una mida de lletra que altres poden llegir fàcilment. Experimenta amb mides de lletra i estils d'impressió per crear una bona impressió visual. Demaneu a algú que us confieu per revisar el document abans d'enviar-lo.
Col·loca el nom, el títol i el departament de l'individu que rebrà el document. Incloeu el nom de l'autor del document, adreça de correu electrònic i números de contacte del telèfon. Escriviu aquest tipus d'informació a l'extrem superior dret de la portada o centreu aquesta informació a la part inferior.
Escriviu un resum executiu que indiqui quina informació subministra el document. Per exemple, estableixi que el document és una oferta per a un treball de contractació. Restringeix el resum executiu a mitja pàgina o menys. Escriviu aquesta secció com si el lector no tingués cap pista sobre qualsevol informació proporcionada al document. El resum ha de proporcionar informació que la persona que rep el document potser hauria de compartir amb els altres.
Ofereix informació sobre el projecte que voleu discutir iniciant primer la informació més important. Interesseu l'interès del lector i intenteu mantenir-lo a cada paràgraf. Els documents comercials tendeixen a ser avorrits amb molta veritat. Creeu subtítols per presentar la informació d'una manera més interessant.
Pinta una foto amb les teves paraules. Ajudeu el lector a visualitzar els punts que intenta fer utilitzant un llenguatge que descrigui el que ha de passar.
Avís
Escriure qualsevol document empresarial sobre el nivell d'educació del lector. Si planeja contractar una empresa excavadora per transportar brutícia des d'un lloc de construcció, utilitzeu el llenguatge que l'empresa utilitzaria en les seves operacions diàries, no una descripció científica.
