La gestió de la informació és un component molt important de les empreses orientades al coneixement al segle XXI. La gestió de la informació permet que les organitzacions siguin més eficients compartint la informació a tota la companyia. Això demana a una organització que actuï com a equip, en què cada membre tingui accés a la base de coneixement dels altres. Tanmateix, la gestió de la informació poques vegades és lliure de problemes. Els desafiaments típics són recollir la informació, posar-la a disposició i garantir-ne l'ús.
Recopilació d'informació
Sense recopilar informació, és impossible compartir-lo. La informació es pot recollir de diverses maneres. En negocis minoristes, les xifres de vendes de les botigues individuals es reporta a la seu corporativa, que pot compartir aquesta informació amb totes les oficines. Això pot ajudar els punts de venda individuals a entendre les tendències de la demanda del consumidor. En la indústria de serveis professionals, és habitual que els empleats emplenin qüestionaris sobre el treball que realitzen i les necessitats dels seus clients. L'important és garantir que les dades que es recopilin siguin rellevants i precises.
Fer la informació disponible
Fer la informació disponible és un repte que sovint causa dificultats per a les organitzacions. Una cosa és recopilar informació, però una altra altra per fer-la àmpliament disponible. Una tècnica és augmentant la comunicació personal mitjançant l'ús d'equips interdepartamentals. Això anima les persones a compartir el seu coneixement personal amb els altres. Un altre mètode per compartir informació és a través de la tecnologia. Les bases de dades poden proporcionar informació a persones de tota una organització. Això fa possible que una empresa internacional accedeixi a detalls sobre mercats de tot el món. Les bases de dades, però, impliquen una important inversió financera per tenir èxit.
Garantir que s'utilitzi la informació
Si la informació es recopila amb èxit i està disponible, l'únic repte restant és assegurar-se que s'hi accedeixi i s'utilitzi. Per garantir que s'accedeix a la informació, és millor desenvolupar tècniques d'intercanvi d'informació que siguin senzilles i fàcils d'utilitzar. Per exemple, una base de dades ha de ser fàcil d'usar. Per garantir que la informació s'utilitzi, és important mostrar als empleats que hi ha beneficis tangibles per utilitzar la informació disponible.
