Un dels aspectes més frustrants d'executar un negoci es tracta de mals controls. El tractament dels xecs retornats pot ser un assumpte complicat. El problema més comú dels empresaris i els directius s'enfronta és com abordar el tema amb un client, especialment si és habitual. Potser la manera més comuna i cortès de recaptar fons és amb una carta ben elaborada sobre el deute.
Escriu la lletra al papereria de la seva empresa. No confongui el problema demanant el pagament en papereria personal.
Utilitzeu la salutació adequada per al vostre client, dos espais sota l'adreça de retorn. Utilitzeu el terme "estimat" més el cognom, com ara "Estimat senyor Jones" o "Estimada senyora Smith". Podeu fer servir el "Hola" o "Salutacions" generals, però una adreça personal és millor. Eviteu utilitzar un nom o una salutació informal com ara "Hola".
Comenceu la lletra dirigint el deute d'una manera no amenaçant. Un exemple d'això seria: "Estem escrivint per comunicar-li que un xec personal que vau emetre va ser retornat a nosaltres sense pagar pel banc". Continueu d'una manera que dóna al beneficiari el benefici del dubte: "Estem segurs això no representa més que una supervisió de la vostra part, i que corregirà ràpidament l'error ".
Doneu tots els detalls relacionats amb el xec negatiu, com ara el nom del banc, el número de xec i la data, així com l'import. A més, feu referència al número de compte del client amb la vostra empresa i documenteu el saldo d'aquest compte.
Referiu-vos a la vostra política de "comanda de devolució de pagament" si teniu una. Per exemple, si teniu una política escrita que especifica una tarifa de 20 € per a tots els xecs retornats, citaríeu i la sol·licitarà juntament amb l'import del xec. Proporcioneu sempre al client l'import del saldo total degut, com ara "Envieu $ 150.00 per al vostre xec tornat més la comanda de revisió de $ 20 per un total de $ 170.00".
Indiqueu al client com li pot remetre els fons. Per exemple, podeu demanar que porti efectiu al vostre lloc de negoci o envieu un correu postal o un xec certificat a l'adreça de la vostra empresa. A més, indiqueu si podeu acceptar targetes de crèdit o de dèbit per telèfon o en persona.
Indiqueu els termes del pagament: "Envieu el pagament en un termini de 15 dies". Tanca amb una invitació perquè el destinatari us truqui amb qualsevol pregunta.
Tanqueu i copieu el vostre advocat. Afegiu "esquire" al cognom de l'advocat, de manera que el destinatari sap que un professional legal està monitoritzant la situació. No vol amenaçar l'acció legal en una primera carta. Establir el deute de forma amigable és l'elecció preferida. Còpia del seu advocat sutilment adverteix al destinatari que pot portar el destinatari a la cort si el problema no es resol.
Consells
-
Si no se sent del deutor en un termini de 10 dies laborables, feu un seguiment amb una altra carta que faci èmfasi en la necessitat d'escoltar-lo d'aquí a una setmana. Si no rep una resposta, o el deutor es nega a pagar, envieu l'assumpte al seu advocat.
