Moltes empreses que no estan basades en efectiu porten comptes a cobrar en els seus llibres. Són quantitats que els clients deuen a l'empresa i normalment es reconeixen com a ingressos en el compte de resultats. Aquest procés pot ser un repte i sovint es reben diners que no es poden aplicar fàcilment a un compte de client. Els procediments d'aquesta àrea especifiquen tècniques que fan que aquest treball sigui més racional i tingui menys temps.
Procediment 1: Fons de dipòsit
Diposiu tots els xecs i els efectius rebuts, fins i tot si no es poden identificar amb clients en el sistema de cobrament de comptes. Processeu també els pagaments amb targeta de crèdit ràpidament. Podeu fer una nota a la fitxa de dipòsit relativa al xec no identificat per documentar la situació. Les còpies de les escletxes de dipòsit solen estar disponibles en línia, però no els elements de dipòsit. Feu còpies dels ítems que no es puguin identificar immediatament i que s'envien per data de recepció.
Procediment 2: Recerca
Tregui el fitxer amb els elements més antics i treballi en els primers. Intenta trobar noms similars en el sistema; el nom del client podria haver estat mal escrit. Podeu cercar totes les factures obertes que coincideixin amb l'import del pagament o amb un altre detall particular sobre el pagament. Alguns departaments de comptabilitat tenen fitxers sobre articles no identificats que s'han resolt de manera que si rep un altre xec d'un mateix client, no cal perdre el temps amb problemes d'identificació.
Procediment 3: Contacte Departament de Vendes
Poseu-vos en contacte amb els empleats del departament de vendes i consulteu els pagaments que no es poden combinar al sistema. Atès que els comptes a cobrar s'originen amb el departament de vendes, els venedors probablement recordaran la venda i podran proporcionar-vos informació útil.Els diners podrien ser un pagament inicial d'una venda que encara no s'hagi reconegut i, si és el cas, el departament de vendes necessita crear el cobrament en el sistema. Si descobreix que els fons s'han rebut per una venda que no està connectat amb el departament de vendes, notifiqueu al departament implicat i al responsable de la comptabilitat.
Procediment 4: Compte específic
Creeu un compte de llibre general específic que s'utilitzi per a cobraments no identificats. Sovint, aquest compte es crea com a responsabilitat amb un saldo de crèdit. Quan rebeu un pagament desconegut, es cobra en efectiu i es creditifica el compte de cobraments no identificat. Una vegada que identifiqueu quin client voleu aplicar els diners, podeu invertir l'entrada del registre i introduir les dades al mòdul de cobraments. Alternativament, podeu utilitzar una memòria de crèdit per acreditar el cobraments i reduir la responsabilitat.
Procediment 5: contacte amb el client
Si no es pot trobar un cobrament en el departament de vendes, el següent pas és posar-se en contacte amb el client i intentar obtenir informació sobre les vendes. De vegades, un propietari de petites empreses pot utilitzar el seu propi nom per a la venda, però paga amb un xec d'empresa, que no es pot combinar amb cap compte. Si un número de telèfon no està en el xec, és possible que hàgiu d'utilitzar Internet per trobar informació de contacte. Assegureu-vos de tenir el xec o una còpia del xec davant vostre quan parleu amb el client per permetre-vos donar la màxima informació possible.
Procediment 6: Nou cobrament
Si després d'un temps raonable, encara no trobeu el client al vostre sistema, demaneu al controlador que tingui permís per crear un nou cobrament en el sistema, afegiu una nota sobre la situació i apliqui la comprovació cap a aquest nou compte. Depenent de l'import del xec, no val la pena gastar més d'una hora o així intentar aplicar els fons al compte corresponent. Si teniu massa d'aquests elements, poseu-vos en contacte amb el personal del departament de vendes per determinar què hi ha darrere d'aquest problema i intentar corregir-lo.
