Els patrocinadors financen esdeveniments públics i privats, però els beneficis no corren d'una manera. Un patrocinador dóna els diners de l'esdeveniment per posar el nom de la seva empresa al públic, crear consciència de la marca i ampliar la seva base de clients. En resum, cal que hi hagi una relació mútuament beneficiosa per a un patrocinador que pugueu abordar amb el vostre esdeveniment. Per obtenir un patrocinador, heu de demostrar que el vostre esdeveniment té totes les qualitats que el potencial patrocinador necessita per ampliar la seva base de clients.
Comença a planificar el més aviat possible. Les empreses més grans tenen previst patrocinar esdeveniments amb un any d'antelació. Si planeja aconseguir patrocinadors de grans noms, haureu de començar el procés com a mínim un any. Les empreses més petites, com ara un negoci local, necessiten menys temps i sovint només necessiten un mes d'antelació.
Analitzeu acuradament la demografia de l'esdeveniment. Observeu l'edat, el sexe, la trajectòria professional i qualsevol altra informació pertinent. Aquesta anàlisi us informa quins patrocinadors poden estar interessats en el vostre esdeveniment. Per exemple, si el vostre esdeveniment atrau a un gran nombre de famílies joves, vés a empreses que venen joguines infantils i que proporcionen serveis de guarderia. Podrien servir com a patrocinadors potencials forts.
Intenta obtenir una reunió personal amb el patrocinador que millor s'adapti al vostre esdeveniment. Una sol·licitud personal de patrocini crea una relació més forta amb el patrocinador potencial que una carta o trucada telefònica. La personalització d'una reunió cara a cara augmenta la probabilitat d'aconseguir el negoci com a patrocinador.
Presenteu el negoci amb la vostra anàlisi per "vendre" el vostre esdeveniment. Heu d'explicar amb dades verificables el motiu pel qual el vostre esdeveniment pot ajudar al possible patrocinador. Demostreu que el vostre esdeveniment conté el públic objectiu del patrocinador i proporciona la plataforma perfecta per exposar un nou grup de persones al seu producte.
