La gestió d'esdeveniments implica l'aplicació de pràctiques de gestió de projectes per dissenyar, planificar i coordinar ocasions especials, com ara festes, col·lectivitats de fons, activitats esportives i altres assumptes. Depenent de la mida de l'esdeveniment, els sistemes d'informació (programari d'ordinadors que normalment consisteixen en un repositori de dades i una interfície d'usuari per manipular les dades) s'utilitzen per rastrejar personal i recursos.
Història
La indústria de gestió d'esdeveniments ha crescut enormement en els últims 50 anys ja que els esdeveniments ja no es celebren exclusivament a les grans ciutats. Des del 1949, el Consell d'Enllaç de la Convenció ha proporcionat eines i programes per als professionals de la indústria. La seva iniciativa d'Intercanvi d'Pràctiques Acceptades ha treballat per desenvolupar estàndards rellevants des de 1997. En particular, el Consell Assessor Tecnològic vol desenvolupar formularis i protocols estàndard per als sistemes d'informació de gestió d'esdeveniments. En garantir la compatibilitat entre sistemes, aquestes normes promouen l'eficiència. Una vegada que una professió relativament no regulada, la gestió d'esdeveniments és fins i tot un camp d'estudi a les universitats, que ofereixen programes de certificat i diploma. Aquests programes proporcionen una instrucció especialitzada en tasques d'ús comú del sistema d'informació de gestió d'esdeveniments que automatitzen moltes funcions de planificació i logística.
Funció
Un sistema d'informació de gestió d'esdeveniments està dissenyat per facilitar el seguiment del personal i els recursos necessaris per executar esdeveniments. Normalment, el seu objectiu principal és proporcionar assistència de programació i registre. A més, altres funcions permeten ajustar els requisits del personal a la disponibilitat de personal d'esdeveniments. El sistema també registra costos i despeses. Després de l'esdeveniment, el sistema produeix informes per al personal administratiu. Els sistemes d'informació de gestió d'esdeveniments permeten als planificadors utilitzar processos i tecnologia per coordinar activitats que donen lloc a un esdeveniment ben dirigit.
Característiques
Utilitzant programari i maquinari especialitzats per manipular informació i dades mitjançant procediments específics, els sistemes d'informació de gestió d'esdeveniments proporcionen als administradors d'esdeveniments la informació que necessiten per mantenir un avantatge empresarial competitiu. Els sistemes d'informació de gestió d'esdeveniments permeten organitzar activitats d'entreteniment, personals o corporatius. Els sistemes escalables us permeten planificar, comercialitzar i vendre el vostre esdeveniment. En altres paraules, no importa quina sigui la seva conferència, festa o fira comercial sigui gran o petita, usant un sistema d'informació de gestió d'esdeveniments l'ajudarà a planificar i executar-lo.
Beneficis
L'automatització del procés de registre mitjançant un sistema d'informació d'administració d'esdeveniments redueix els errors, estalviant temps i diners. La gestió de les donacions en línia augmenta la probabilitat de contribucions. Els mecanismes per produir butlletins i altres comunicacions en línia proporcionen una manera de perdre costos (i respectuosa amb el medi ambient) d'arribar a un públic ampli, augmentant la participació. En general, els sistemes d'informació de gestió d'esdeveniments us permeten optimitzar les comunicacions i reduir els costos d'operació.
Consideracions
Utilitzeu les vostres bases de dades per avaluar amb precisió el públic de cada esdeveniment. Determineu les estratègies de màrqueting adequades en funció dels resultats dels esdeveniments passats. Realitzeu anàlisis sobre dades logístiques per determinar àrees que necessiten millora operativa.
