Com auditar un proveïdor

Els proveïdors de qualitat són una part necessària d'una organització perquè proporcionen bons i serveis que utilitza per atendre els seus clients. Les pràctiques empresarials dels proveïdors tenen un impacte directe en la vostra organització. Si teniu un proveïdor que no pot enviar els vostres productes a temps, això afecta directament els vostres ingressos. L'auditoria d'un proveïdor és una part necessària d'un sistema de gestió de la qualitat. Podeu decidir auditar un nou proveïdor perquè esteu considerant utilitzar-los per a les vostres necessitats comercials o bé podeu decidir auditar un proveïdor actual a causa d'un incident que s'havia produït en el passat.

Poseu-vos en contacte amb el vostre proveïdor per programar un temps per dur a terme l'auditoria. Preste atenció a la resposta del vostre proveïdor, especialment si és o no receptiva a vostè realitzant una auditoria. Pren-vos en consideració el temps del proveïdor i intenteu programar un temps d'auditoria que beneficiï les dues parts.

Desenvolupeu el vostre pla d'auditoria i reviseu l'historial de qualitat del vostre proveïdor. El vostre pla d'auditoria es determina pel vostre motiu per dur a terme l'auditoria. Per exemple, si ha experimentat alguns problemes de producció amb el proveïdor, hauríeu de passar més temps auditant l'àrea de producció.

Arribeu a les instal·lacions del vostre proveïdor a temps. És important tenir en compte el calendari del proveïdor. Si és possible, intenteu evitar la reprogramació de la vostra auditoria perquè fa que la vostra empresa sembli poc professional.

Fixeu-vos en l'aparcament, l'àrea del contenidor i l'àrea de la recepció per veure si estan ordenats. Tingueu en compte que si us donem la benvinguda de forma professional i cortès. Totes aquestes coses són un reflex dels principis de l'equip directiu del proveïdor.

Feu un recorregut per les instal·lacions. Busqueu els defectes dels equips o problemes de seguretat. Consulteu quants treballadors temporals i quants empleats treballen a les instal·lacions. Comproveu les polítiques d'enviament del proveïdor i observeu els processos de producció i muntatge. Documenta l'actitud del gerent mentre estàs de gira per les instal·lacions i realitzes la teva auditoria.

Mireu les factures i els contractes de preus dels proveïdors existents per garantir que el proveïdor us carregui amb precisió. Busqueu qualsevol discrepància en els preus, com ara càrrecs inexactes i canvis de preus realitzats abans de l'hora programada. Col·laboreu amb el departament de comptes a pagar per cercar qualsevol inconsistència en les factures dels proveïdors, inclosos els càrrecs diversos inexplicables i les despeses d'enviament i transport incorrectes.

Verifiqueu els termes comercials d'un nou proveïdor. Després d'un parell de mesos d'utilitzar un nou proveïdor, haureu de revisar un lot de mostra de les factures del proveïdor línia per línia i els contractes comercials per veure si els termes coincideixen. Si trobeu una discrepància que demostri que se us ha cobrat un sobre, heu de posar-vos en contacte amb el proveïdor per sol·licitar-ne un reembossament.

Feu notes bones de les coses que observeu. Això us ajudarà quan sigui el moment d'escriure la vostra avaluació i presentar-la a la direcció. Afegiu tantes dades necessàries a les vostres notes perquè pugueu fer front de manera efectiva a qualsevol problema.

Escriviu la vostra avaluació. Inclogui en la seva avaluació qualsevol recomanació i suport amb evidència. Per exemple, si es recomana un equip nou, documenteu l'equip defectuós que vau notar mentre realitzava la vostra auditoria. Proporcioneu al proveïdor l'avaluació i discuteixi les inquietuds que tingui el proveïdor.