A mesura que passa el temps, pot fer-se més difícil de rastrejar estudiants graduats per a reunions o esdeveniments especials associats a l'escola. Una associació d'antics alumnes d'escoles secundàries ajudarà a donar suport als esdeveniments individuals de classe graduada mantenint una llista actualitzada de tots els graduats de les escoles. Abans de poder organitzar esdeveniments especials i sol·licitar donacions o quotes, necessiteu una associació compromesa amb la planificació i l'allotjament d'esdeveniments d'antics alumnes.
Arribeu als companys de secundària de secundària amb qui encara esteu en contacte per formar un grup d'interès. Una vegada que hàgiu organitzat una reunió amb aquest grup, feu que cada membre del grup es comuniqui amb els companys de classe amb els quals encara estiguin en contacte per poder unir-se al grup.
Conegueu-vos amb els representants de l'escola per fer-los saber que esteu iniciant una associació d'antics alumnes. Determineu si es tracta d'una associació escolar general per a totes les classes de graduació o una associació individual de classes graduades. Sol·liciteu una llista dels noms i les adreces dels estudiants graduats dels fitxers escolars. Això us donarà un lloc de partida per ajudar a començar a crear una llista de graduats i iniciar una base de dades.
Deixi que cada membre del grup d'interès pren diversos noms de la llista de graduats per actualitzar la informació de contacte dels alumnes. Feu que cada persona del grup d'interès faci un seguiment dels membres de la classe si contacteu amb altres companys que encara coneixen o es comuniquen amb els llocs web de les xarxes socials o cerquen en línia per a ells. Actualitzeu la llista d'antics alumnes amb adreces electròniques actuals, informació d'adreces de carrer o ambdues.
Escriure una carta als graduats d'antics alumnes que expliquen els plans per crear una associació d'antics alumnes. Demaneu-los que proporcioneu informació de contacte actualitzada. Pregunti als interessats a participar a l'associació d'antics alumnes per contactar amb els membres del grup d'interès.
Establir un programa per a la primera reunió de l'associació d'antics alumnes. L'ordre del dia hauria d'incloure plans per desenvolupar l'estructura organitzativa de l'associació, com ara els estatuts, la declaració de missió, el pla d'acció, els objectius, les candidatures a les associacions i les eleccions, i les estructures de finançament, si escau.
Convocar una reunió dels interessats a participar en el consell de direcció o junta d'associació. Decideix quan s'ha de fer candidats i eleccions i sobre el mecanisme de votació. Organitzeu un comitè que s'encarregui de desenvolupar els estatuts de l'organització i un altre grup per elaborar idees per a activitats de finançament com ara donacions voluntàries, quotes anuals o patrocinis.
Celebri les eleccions oficials i formalitzi els estatuts de l'organització.
Sol·liciteu voluntaris individuals per participar en comitès independents per gestionar comunicacions d'associacions, activitats de recaptació de fons, col·leccions de quotes, si s'estableixen i esdeveniments de reunió.
Programeu dates per a les reunions de la comissió i coordina les properes reunions de la junta per incloure actualitzacions de comissions. Per exemple, planifiqueu el proper lideratge o la data, hora i lloc de reunió del tauler, i incloure en l'ordre del dia una presentació del comitè sobre la proposta d'estructura de quotes d'associació i suggerir activitats de recaptació de fons per a la seva revisió i aprovació.
