El diccionari de Webster defineix una carta com a missatge escrit o imprès a un individu o grup, que normalment s'envia per correu. Per descomptat, a la nostra era electrònica, moltes lletres es transmeten per correu electrònic, ja sigui dins del cos del correu electrònic o com a fitxer adjunt. Malgrat aquesta tendència, les cartes comercials continuen tenint funcions tradicionals. Per tant, és fonamental que aquells en el món empresarial coneguin aquestes funcions per fer la impressió correcta amb els associats empresarials.
Vendes
Malgrat la tendència a fer negocis electrònicament, "les cartes de vendes tradicionals segueixen sent una eina important de negoci modern", afirma Kenneth Zimmer, professor emèrit de la Facultat de Negocis i Economia de la Universitat de Califòrnia i Sue C. Camp, professor associat de Gardner-Webb College Broyhill School of Management. A més, Zimmer i Camp mantenen que la majoria de cartes comercials són cartes de vendes, ja que el seu propòsit és promoure la venda de béns o serveis als destinataris. Hi ha cinc objectius principals de les cartes de vendes:
- Atreure l'atenció del destinatari.
- Establir una relació amistosa amb el destinatari.
- Apel·lar als motius de compra del destinatari.
- Per persuadir el receptor a prendre mesures.
- Proporcionar al receptor l'oportunitat d'actuar.
Relacions públiques
L'objectiu de qualsevol esforç de les relacions públiques és influir en les creences, actituds o accions de l'audiència. Tal és el cas d'una carta de relacions públiques, explica Melvin L. DeFleur i Everette E. Dennis, coautors de "Comprensió de la comunicació de masses: una perspectiva d'arts liberals". El principal objectiu de la carta és influir positivament en la impressió de l'audiència de l'empresa o organització.
Alguns exemples de cartes de relacions públiques són aquells que s'esforcen per assolir els següents objectius:
- Promociona un nou negoci.
- Convida els clients a obrir comptes de càrrega.
- Agraeix als clients el seu negoci.
- Benvinguts clients potencials a la comunitat.
- Anuncieu una venda o servei especial.
- Oferir incentius per utilitzar els serveis de l'empresa.
Sol·licituds i respostes
Les lletres comercials més rutinàries fan una sol·licitud o responen a un estat de Zimmer i Camp. Exemples de cartes de sol·licitud inclouen reservar una sala de reunions, sol·licitar una cotització de preus, sol·licitar declaracions de facturació i establir cites. No obstant això, Zimmer i Camp informen que aquestes lletres de rutina "no s'han de tractar rutinàriament". Per tant, ha de seguir certes pautes quan envieu una sol·licitud o responguem a una:
- Proporcioneu informació completa.
- No feu mai sol·licituds irracionals.
- Sigues precís i exacte.
- Mai sigui discret.
Reclamacions i ajustaments
Els clients de vegades es queixen de serveis o productes defectuosos. Quan es produeixin aquestes ocasions, les empreses han de respondre negociant amb els clients per fer un ajust. A més, les empreses també escriuen cartes de reclamacions, com quan un proveïdor no envia el producte correcte o no ho envia. No obstant això, Zimmer i Camp diuen que si ha de respondre o presentar una reclamació o un ajust, haureu de tenir en compte les següents normes:
- Assegureu-vos que teniu tots els fets.
- Sigui precís i complet quan es descrigui la reclamació.
- Eviteu ser acusatoris, amenaçadors o exigents..
- Sigues cortès.
- Suggereix una solució raonable que agradarà a totes les parts interessades.
Comunicacions socials
Felicitando als empresaris en ocasions especials és una "cortesia i tradició comuns", escriviu Zimmer i Camp. Els empresaris també han d'enviar cartes de condolença quan un associat pateix una pèrdua o tragèdia, respon ràpidament a invitacions formals, reconeix les jubilacions i expressa gratitud per regals, hospitalitat o tractament especial. Si no reconeix tals circumstàncies, retrata l'empresa amb una mala llum.
Assegureu-vos de formatar les lletres correctament:
- Utilitzeu paper de carta de l'empresa.
- Alinea la data de la correspondència a la dreta de la pàgina.
- Col·loqueu el nom del destinatari, el títol oficial i l'adreça a la part inferior de la pàgina, alineats a l'esquerra.
- Seguiu la salutació amb una coma, no amb dos punts, per exemple: estimat Sr Jones,
- Doble espai entre la salutació i el primer paràgraf de la lletra i entre cada paràgraf. No obstant això, l'espai únic del cos de cada paràgraf.
- No incloeu inicials de referència, anotacions de còpies, etc.
