La frase "memòria interna" és curta per al "memoràndum intern". Els memos interns s'utilitzen per difondre informació, així com fer peticions massives de persones en una empresa, departament o equip. Les memòries internes criden l'atenció sobre els problemes i resolen problemes entre moltes altres funcions útils d'una organització.
Consells
-
Quan escriviu un memoràndum intern, feu-lo senzill i accediu al punt.
Per què hauria d'escriure una nota interna?
Una memòria interna és una manera eficaç d'arribar ràpidament i de manera eficient a moltes persones d'una organització. Amb una nota, podeu fer el següent:
- Aclarir o analitzar un tema.
- Feu recomanacions.
- Establir recordatoris.
- Doneu instruccions.
- Transmetre materials.
- Feu anuncis.
- Informes d'emissió.
- Demana contribucions.
- Sol·licitud d'aprovacions.
La clau d'una memòria interna efectiva és mantenir-la senzilla. El missatge hauria de ser conciso i lliurat en un format senzill que mostri clarament el missatge. Una mostra interna de memoràndum podria enviar els resultats d'una enquesta a tota la companyia dels dinars de la cafeteria i el menú nou i millorat.
Com formateu una memòria interna?
Podeu crear la vostra plantilla de memòria ràpidament a Word o trobar una mostra interna de memòria en línia. L'encapçalament d'un memoràndum intern té quatre components clau. El primer és el destinatari o destinataris de la memòria, precedit per "TO". El segon és la font del memoràndum, precedit per "FROM". La tercera és la data, precedida per "DATE" i el quart component és l'assumpte del memoràndum, precedit per "ASSIGNATURA".
Heu d'utilitzar els títols i els noms propis dels destinataris. Per exemple, si Tom Maxwell és el president, haurà d'aparèixer com "Tom Maxwell, President". Si hi ha massa noms, podeu utilitzar "Tots els membres del personal" o "Capçals del departament" per motius de brevetat. També haureu d'identificar-vos com a font de la memòria. El vostre nom i el títol segueixen l'encapçalament "FROM". No heu de tancar la sessió al final de la memòria, però podeu afegir les vostres inicials al costat del vostre nom com a forma d'autenticació.
El tema de la memòria ha de ser descriptiu del seu contingut. En lloc d'utilitzar termes generals com "Política", hauríeu d'escriure una frase curta com ara "Nova política vigent a partir de l'1 de juny de 2018."
Com escriu el missatge d'una memòria interna?
Una plantilla d'anotacions en Word us pot proporcionar consells de format, però no us proporcionarà cap consell sobre el contingut. Com a norma sempre és concisa. La memòria interna hauria d'incloure una introducció d'un paràgraf que descrigui el propòsit del memoràndum. A continuació, hauríeu de descriure el que va provocar la nota. Centreu només el que els destinataris necessiten saber i les accions que necessiten per respondre a la memòria. Encara no està segur de què escriure? Seguiu aquesta mostra de memòria interna a continuació:
Data: 1 de desembre de 2018
De: Maria Ruben
Per: personal
Re: noves hores efectives l'1 de gener de 2019
El propòsit d'aquest memoràndum és avisar que les hores del gimnàs de l'empresa estan canviant. Després de les sol·licituds de nombrosos empleats, hem decidit allargar hores més enllà de les hores típiques d'oficina per a aquells que podrien acabar treballant hores extres en el nou projecte de desenvolupament. El gimnàs obrirà ara de 6 a.m. a 11 p.m. Feu-nos-ho saber si teniu cap pregunta o comentari.
Maria Ruben
Director sènior de recursos humans
Sempre assegureu-vos d'acabar amb la vostra memòria amb una nota cortès i oferiu ajuda, si cal. Finalitzeu la memòria interna amb un breu resum, reiterant els punts essencials i tancant-los amb una crida a l'acció.
Tant si la nota està publicant bones o males notícies, sempre és millor ser educat, precís, al punt i oferir assistència als treballadors que treballen amb molta feina que puguin necessitar. Si teniu problemes amb el format o la redacció, proveu de mirar algunes plantilles de memòria en línia per a Word i anar des d'allà.
