Escriure un informe del projecte pot ser una tasca desalentadora si no s'inicia amb un pla organitzatiu. Els informes del projecte contenen, en general, els mateixos elements bàsics que proporcionen als lectors informació sobre els objectius, el pla, el pressupost i els resultats del projecte. Mitjançant algunes tècniques bàsiques d'escriptura d'informes, podeu crear un document de projecte eficaç que mostri als vostres companys que estigueu organitzats i que puguin proporcionar informació important.
Determineu quin tipus d'informe del projecte escrireu. Els informes de projectes comuns inclouen propostes, abast de recomanacions de treball, actualitzacions d'estat, anàlisis de variància i revisions i recomanacions finals. Això us ajudarà a oferir la informació exacta que vulgueu els membres de l'equip, el supervisor o altres grups d'interès.
Escriviu un esbós per al vostre informe. Inclou una pàgina de portada, pàgina de contingut, resum executiu, cos principal i apèndix. Decidiu quines categories d'informació dirigiu-vos. Segons el tipus d'informe que escriviu, aquests poden incloure objectius, metodologia de projectes, personal, recursos necessaris, durada, benchmarks d'èxit, pressupost, variacions, resultats, terminis, resultats i recomanacions.
Recolliu la informació necessària per completar cada secció. Això podria requerir realitzar entrevistes amb persones que sol·liciten el projecte, membres del personal que treballen en el projecte i els grups d'interès que són l'objectiu del projecte, com ara clients, empleats interns o venedors i proveïdors. Obteniu dades històriques, com ara els volums de vendes anteriors, els pressupostos, els nivells de participació i les dades demogràfiques.
Escriu el primer esborrany del resum executiu, que és una breu ressenya de l'informe. Això hauria d'incloure el motiu pel qual el lector rep l'informe, els aspectes bàsics de l'informe i les recomanacions. No incloeu els detalls més finals en un resum executiu, que sovint és una visió general de la pàgina mig. Proporcioneu detalls i suport en el cos de l'informe del projecte.
Escriviu cada secció de l'informe utilitzant les vostres dades i entrevistes. Organitzeu les seccions mitjançant un ordre lògic. Per exemple, no inicieu el pressupost fins que no hàgiu explicat els components necessaris per al projecte. Això us permetrà evitar haver d'explicar cada despesa i per què és necessari dues vegades. No indiqueu els noms del personal que treballa en el projecte fins que hàgiu indicat els components del projecte. Per obtenir una secció de variància, incloeu els resultats originals excepte els resultats reals.
Finalitzeu l'informe amb un resum i recomanacions basades en les vostres troballes. Utilitzeu dades per donar suport a les vostres conclusions i recomanacions. Consulteu els lectors a l'apèndix del vostre document, que inclourà informació d'assistència detallada, com ara pressupostos detallats, gràfics, gràfics i altres dades tècniques.
Reviseu el vostre resum executiu per determinar si s'ha de canviar la suma inicial d'acord amb la informació que heu descobert mentre escriviu el vostre informe. Escriu la versió final del resum executiu.
Compileu la informació a l'apèndix i col·loqueu-la en l'ordre en què apareix la informació al vostre informe. Torneu al vostre informe i incloeu notes a peu de pàgina o números de pàgina per dirigir els lectors a la informació de l'apèndix.
