Les petites empreses i autònoms amb bones vendes poden ser rendibles en paper, però lluiten per pagar els seus comptes a causa d'un flux de caixa deficient. Enviament de factures oportunes i fàcils de comprendre per als productes que veneu o els serveis que renderitzeu us pot ajudar a evitar l'escassetat de diners. Mitjançant la informació estàndard que es troba a la majoria de factures, podeu crear el vostre propi sistema que us ajudarà a cobrar els comptes de cobrament més aviat que tard.
Llista la informació per a la factura
Decideix el que vols posar a la factura. La informació de la factura comú inclou els següents:
- Nom i adreça de la vostra empresa
- Data de la transacció
- Descripció de la transacció
- Preu unitari del producte venut
- Nombre d'unitats venudes
- Preu total de l'ordre
- Impost sobre la venda
- Nom i adreça del client
- Número de comanda de compra (si l'utilitza el client)
- Contacte amb el client
- Condicions de pagament
- Oferta de descompte
- Opcions de pagament
Descripció dels elements
La descripció de la transacció detalla el que el client ha ordenat en la frase o el formulari de frase. El preu unitari és el preu per article que veneu. Els termes de pagament es descriuen quan els diners es deuen a vostè, així com les sancions per demora. Les opcions de pagament inclouen instruccions sobre com el client pot pagar-vos, com ara el xec fet pagable al nom de la vostra empresa, una adreça de correu electrònic de PayPal o una notificació que accepta pagaments per targeta de crèdit per telèfon. Si voleu un pagament complet en un nombre de dies determinat, com ara els 30 dies, incloeu la frase "Xarxa 30 dies". Si voleu oferir un descompte de pagament anticipat, incloeu-ne alguna, "descompte del 3 per cent per al pagament en 10 negocis dies d'aquesta factura ".
Genereu un número de factura
Quan truqueu a persones que us deuen diners, especialment clients més grans i aquells que fan negocis repetits amb vostè, sovint us demanaran el número de la factura al qual us plau. Si rep una trucada sobre una factura d'un client, és possible que trobeu el document més ràpidament si teniu les vostres factures numerades.
La manera més senzilla de crear un sistema de numeració per a les vostres factures pot ser iniciar cada número de factura amb la data i, a continuació, incloure un número corresponent a quantes factures s'escriu aquell dia. Per exemple, si només escriviu una factura el 25 d'abril de 2015, el vostre número de factura seria 42520151. Si escriviu una segona factura el dia, el número de la factura seria 42520152. Aquest sistema us ajuda a prevenir que usi accidentalment el mateix número en dues factures diferents. Podeu utilitzar una lletra en lloc d'un número per seguir la data i / o utilitzar un guió per separar la data del numeral o lletra final. Per exemple, podeu utilitzar 4252015-1 o 4252015-A per a la primera factura que escriviu el 25 d'abril de 2015.
Crea la factura
Un cop hàgiu conegut la informació que voleu incloure a la vostra factura i teniu un número de factura, creeu el vostre document. Posi el nom de la vostra empresa i la informació de contacte a la part superior, seguit de la informació del client. Pot ser que sigui més simple enumerar la informació utilitzant els encapçalaments, seguit d'un punt de coma i després de la informació. Per exemple, un proveïdor d'hostes podria configurar una factura per cupcakes amb aquesta informació:
Factura núm.: 4252015-1 Ordre de l'ordre: Cupcakes Preu unitari: $ 2.50 Total unitats: 144 Preu total: $ 360 Impostos (7%): $ 25.20 Total vençut: $ 385.20
