Els beneficis fiscals i de responsabilitat derivats de la incorporació de la vostra empresa es compensen amb una major exigència legal. Heu d'executar la vostra empresa d'acord amb els requisits estatals i federals del comportament corporatiu. Un requisit és que tingueu una reunió anual per als accionistes, fins i tot si sou l'únic propietari. També heu de mantenir minuts enregistrant el que va passar a la reunió.
Fes-ho simple
Mantenir minuts de la reunió és un requisit legal, però també és útil. Els minuts demostren que ha complert els requisits d'una reunió legal i proporciona un registre de decisions, vots i accions preses. No cal incloure tots els detalls: el que compta és el resultat d'una votació, no tots els punts del debat. Has d'obtenir tots els fets correctament. Una vegada que s'escriguin els minuts, s'haurà convidar a tots els que estiguin presents a tancar la sessió amb la seva exactitud. Això protegeix a l'empresa si algú es disputa una decisió més tard. Mantingui el llenguatge simple i formal, de manera que no hi ha dubte sobre com interpretar els minuts.
Notificació
Una corporació S, fins i tot una empresa d'una sola persona, ha de tenir estatuts oficials. Els Estatuts estableixen la data de la reunió anual d'accionistes, però encara haureu de notificar als accionistes amb antelació. La notificació inclou la data, l'hora i el lloc, i una llista de les accions que vulgueu fer i els candidats a posicions de la junta. Quan envieu els minuts, incloeu una còpia de l'avís de notificació. Si algú va ser notificat tard, demaneu-li que signi una renúncia a la notificació. Adjunta això als minuts també.
Presa d'assistència
Els minuts hauran d'incloure tots els assistents a la reunió, tots els accionistes i tots els directors. Si els seus estatuts estableixen un quòrum, un nombre mínim d'assistents, la llista mostra que ha complert el quòrum de manera que els vots realitzats siguin legalment vinculants. Si els estatuts no estableixen un quòrum, les normes estatals s'inicien. Les regles poden ser només si teniu la majoria d'accionistes votants presents o una part determinada, un terç d'ells a Delaware, per exemple, o bé L'estat pot no establir un mínim. Si sou l'únic propietari, el 100 per cent dels accionistes sempre està present.
Accions preses
Una reunió anual típica inclou un informe sobre finances corporatives i una votació per al consell d'administració. Les actes hauran d'incloure la llista de candidats i els vots rebuts per cada candidat. Si la corporació S vol que les decisions d'accionistes sobre altres qüestions, l'acta ha d'exposar el problema i compondre els vots. Tots els minuts anuals s'han d'emmagatzemar en un fitxer o "llibre de minuts" perquè tingui les referències disponibles si algú planteja preguntes sobre com es van realitzar les reunions.
