Prendre notes precises durant una trucada de conferència pot garantir que tingueu un registre clar del que s'ha discutit. És millor prendre notes amb tanta detall com sigui possible escoltant que intentar decidir el que és important mentre escolta. Sempre podeu tornar enrere i treure els punts destacats més importants més endavant, però un detall aparentment insignificant presentat anticipadament podria tenir una major importància més endavant en la conversa.
Registre la trucada
Molts serveis de trucades de conferència us permeten registrar les trucades. Si esteu gravant, heu d'alertar a tots els participants que la trucada es registra al començament de la trucada. Tenir una gravació de la trucada us permet tornar enrere i revisar la trucada tantes vegades com sigui necessari, i assegureu-vos que no us perdeu detalls importants. Els mètodes als quals podeu registrar la trucada varien segons el proveïdor. Sol·liciteu instruccions per gravar trucades de conferències del vostre proveïdor.
Truca als participants
Anoteu qui és a la trucada de conferència quan comença la trucada. Poseu atenció a qui diu el que durant la crida i atribueix importants declaracions a la persona que les va fer en les vostres notes. Feu un seguiment de les tasques o projectes que les persones s'encarreguen durant la trucada i prenen nota de qui té aquesta assignació. Si es parla, també pren notes sobre el que comporta cada assignació.
Temes de la conversa
Feu un seguiment de cada tema de conversa diferent, així com dels subtemes de cadascun d'ells. Si hi ha una agenda de trucades, cal tenir en compte quins temes es van tractar i què es va tractar. L'ordre del dia pot servir com a esquema aproximat de les vostres notes. Anoteu les actualitzacions, notícies, solucions i idees que es presenten durant la trucada. La conversa natural pot saltar una mica, però intentar formatar les notes segons el tema serà útil per a qui les revisi.
Format de notes finals
Les vostres notes originals probablement semblen confondre després de completar la trucada. Organitzeu les notes en seccions relacionades amb els diferents temes tractats en la convocatòria. Identifica qui parlava quan reformateu les vostres notes. També podeu incloure un resum breu que ressalti el que s'ha realitzat o decidit durant la convocatòria o els principals punts de discussió. Incloeu aquest resum al principi del document. També podeu crear una altra secció que enumeri quines tasques s'han assignat durant la trucada i qui és responsable d'elles. Això permet als alts funcionaris una referència ràpida pel que va passar durant la trucada, sense haver de llegir les notes detallades.
