La percepció del públic d'una empresa o agència es pot veure afectada considerablement per la seva comunicació externa, mentre que la satisfacció laboral dels empleats de la companyia depèn en part de la seva comunicació interna. L'elaboració d'un missatge eficaç o campanya de comunicació comença amb un examen de diversos factors.
Responent a la pregunta principal
En un món on les persones són frustrades amb milers de missatges cada dia, sovint la seva pregunta principal és "Per què he de tenir cura?" O "Què hi ha per a mi?". La comunicació eficaç fa que aquesta resposta sigui clara per al lector o l'oient. Pregunteu-vos a si mateixos quina informació seria més important si fos un membre de l'audiència i assegureu-vos que els vostres materials ofereixin aquests detalls. Destaqueu els avantatges al principi del vostre missatge o materials abans d'afegir informació menys important.
Simplificació
Mantenir la vostra comunicació de manera senzilla augmenta la probabilitat que sigui eficaç. Assigneu un nivell de lectura de sisè a vuitè grau per als materials escrits. Eviteu utilitzar acrònims, termes regulatoris o jerga. Suprimiu paraules si una persona mitjana que vau parar al carrer no coneixeria el seu significat. Al preparar els materials escrits, mantén les frases curtes i esborreu la còpia amb títols i gràfics. Una pàgina plena de text no és atractiva per als lectors potencials.
Mètodes
Posar a disposició dels clients i empleats informació a través de diversos formats. Es poden utilitzar comunicats de premsa, missatges de text i correus electrònics per comunicar informació urgent, mentre que els butlletins electrònics poden ser una opció adequada per a un contingut que sigui menys sensible al temps. Un lloc web és vital per a la comunicació amb públics externs, i una Intranet ben organitzada que mostra continguts de notícies i recursos pràctics pot ser molt útil per als empleats. La incorporació de presentacions de vídeo permet apel·lar als estudiants visuals i oferir noves perspectives o detalls. La celebració de trobades amb empleats o públic ofereix una interacció cara a cara que pot generar credibilitat i fer que el públic se senti valorat.
Puntualitat
La informació que els seus clients necessiti saber hauria de comunicar-se el més aviat possible. Quan el públic aprèn informació dels mitjans de comunicació en comptes de directament de la vostra organització, pot haver-hi una percepció que teniu intenció d'ocultar la informació o que no us importa veritablement el vostre públic. Els centres de control de malalties prenen nota en el seu manual de comunicació de crisi que dos dels errors més greus que una organització pot cometre quan es comunica amb els grups d'interès proporcionen informació que és massa poc i massa tard o es presenta com arrogant i no valorant els grups d'interès. Aquests pensaments es resumeixen en un lema de l'agència: "Sé primer". Estar bé. Sigues creïble ".
Transparència i freqüència
Els empleats i el públic sovint són sospitosos de corporacions i agències governamentals, però podeu crear confiança augmentant la transparència dels vostres missatges. Els executius haurien d'estar presents amb males notícies i estar disposats a expressar el pesar que senten sobre circumstàncies difícils. Compartir el raonament darrere de decisions difícils també pot comprendre.
"Quan es revela la informació nociva per la qual no es va haver de revelar, es guanya una reputació per la transparència", diu Peter Sandmann, expert en comunicació de riscos i assessor corporatiu. "La gent comença a notar que quan fas alguna cosa malament, ho dius; es dedueix que quan no ho dius, no has fet res malament ".
Els clients i els empleats no haurien d'escoltar de tu quan la notícia sigui dolenta.Un butlletí mensual o reunions trimestrals permeten que els empleats estiguin informats sobre les activitats de la companyia, mentre que els articles del lloc web de l'empresa i els correus electrònics optats mantenen els clients en el bucle.
