La informació crítica sobre el vostre negoci, com ara canvis en la política o avisos sobre les properes reunions, s'ha de comunicar als vostres empleats. Una forma d'obtenir la informació és elaborant un memoràndum. Memos són documents senzills que proporcionen informació essencial. Expliquen als seus empleats, en primer lloc, qui és el memoràndum, a qui s'adreça i a què es tracta, que emeten el missatge en el cos de la memòria. Escriu un record de mostra per utilitzar una plantilla per a futurs memos.
Obriu un document nou al processador de text de l'ordinador. Escriviu "TO:" i incloeu parèntesis o algun altre indicador per mostrar que el nom d'una persona s'ha d'introduir en aquest camp. Premeu la tecla Intro dues vegades per iniciar una nova línia. Al segon camp, escriviu "FROM:" i incloeu parèntesis per mostrar que el nom del remitent ha d'anar en aquest camp. Premeu la tecla enter dues vegades per iniciar una nova línia i escriviu "RE:" o "ASSIGNATURA:" i incloeu-hi parèntesis per indicar que l'assumpte de la nota s'ha d'omplir aquí.
Premeu la tecla enter dues vegades i utilitzeu la tecla de subratllat per fer una línia tot el camí de la pàgina. Això diferenciarà entre el camp d'introducció anterior i el camp explicatiu -o cos de la memòria- que s'escriurà a continuació.
Escriviu una oració o dues a sota de la línia creada al pas 3 per explicar que el redactor d'anotacions ha d'utilitzar aquest espai per explicar la matèria de la nota en la seva totalitat.
Proporcioneu un espai al final de la memòria de mostra perquè el redactor signi el seu nom i que tingui en compte els fitxers adjunts a la nota.
