Com tantes àrees de la vida moderna, les computadores han transformat la forma en què es fa la comptabilitat, tant per a les finances personals com per a petites i grans empreses. En lloc de fer infinites files d'entrades manuals i realitzar càlculs manuals, les computadores han realitzat una gran part del procés de comptabilitat automàtic un cop introduïdes les dades bàsiques. Però la comptabilitat computada no està exempta de desavantatge, i els pros i contres s'han de tenir en compte abans de fer servir la comptabilitat computada.
Augment de la productivitat
Els ordinadors són reconeguts per l'eficiència, i la comptabilitat no és una excepció a aquesta regla. L'ús de la comptabilitat computada elimina les entrades duplicades, els llibres escrits a mà i les notes i els càlculs manuals, estalviant el temps del personal i permetent que el mateix personal manegi un nombre més gran de transaccions i informes.
Generació d'informes automatitzada
En lloc de ser obligats a crear informes financers estàndard a mà cada vegada que necessiten, la comptabilitat computada proporciona la creació gairebé instantània d'informes estàndard, com ara saldos de comptes, saldos de prova, comptes generals, declaracions de pèrdues i guanys i altres requisits típics d'informació.
Precisió millorada
Com que calen tants càlculs per a una comptabilitat precisa, les computadores són una solució ideal per a l'error humà. Tot i que encara es poden fer errors en l'entrada de dades, els càlculs de l'ordinador augmentaran la precisió i fiabilitat dels informes de la companyia.
Flexibilitat i puntualitat
La comptabilitat computada es destaca per manipular dades i proporciona una flexibilitat en l'anàlisi de dades i dades que la comptabilitat manual no pot igualar. A més, sempre que s'introdueixin dades de forma oportuna, es generen instantànies d'actualització que incorporen l'última informació de la companyia.
Facilitat de protecció de dades
En el cas que les dades estiguin danyades o els informes estiguin danyats o perduts, la comptabilitat computada proporciona una restauració instantània de còpia de seguretat, garantint que la informació crítica no es perdi. Es poden mantenir còpies de seguretat digitals en o fora de lloc per obtenir una protecció addicional de la informació vital.
Satisfacció del personal
En eliminar gran part del treball rutinari que implica la comptabilitat manual, la comptabilitat computada permet que el personal se centri en tasques més àmplies i minimitzi el temps dedicat a fer tasques repetitives i avorrites, com ara càlculs manuals. Com a resultat, els empleats poden esperar una major satisfacció laboral.
Cost inicial
Tot i molts avantatges, un desavantatge de la comptabilitat computada és el cost inicial d'establir el sistema. Tot i que el preu de les computadores ha disminuït dramàticament any rere any, el programari de comptabilitat continua sent costós i pot costar milers de dòlars.
Formació del personal
Els sistemes comptables computats també requereixen formació específica de programari per al personal, incorren en despeses de formació addicionals al negoci i s'estenen el temps que triga a implementar el sistema abans que es pugui utilitzar.
Fiabilitat
Els sistemes de comptabilitat computarizados són, per naturalesa, vulnerables a problemes com ara virus informàtics, fallades d'energia i fallades de maquinari que poden afectar la fiabilitat i la disponibilitat del sistema. La correcció dels problemes informàtics comporta un temps perdut i una productivitat.
Problemes d'implementació
Una dificultat substancial per a l'empresa pot derivar-se de qualsevol error en configurar correctament el programari de comptabilitat o en triar el paquet de programari incorrecte per satisfer les necessitats de l'empresa.Es pot produir un informe inadequat o incorrecte, que requereix temps perdut per corregir el problema o implementar una nova solució de programari.
