Un informe de trucades és un aspecte important de l'execució d'un negoci exitós. Els venedors i altres professionals utilitzen els informes de trucades per registrar els detalls de totes les trucades telefòniques que fan, així com les visites als clients potencials i existents. Els informes de trucades normalment inclouen el que s'ha debatut, el resultat de la conversa i qualsevol altra informació rellevant. Aquests informes es presenten als supervisors i s'utilitzen per mantenir un registre de contactes amb els clients. També poden donar als supervisors valuosos comentaris sobre el rendiment laboral d'un empleat.
Comenceu documentant amb qui parlaves. Inclou informació detallada sobre aquesta persona. Pot ser un client, un client potencial o un client nou. L'informe de la trucada hauria d'incloure el nom de la persona, el títol del lloc de treball, l'empresa, la informació de contacte i qualsevol altra característica de definició. Una característica d'exemple podria ser que aquesta persona estigui a l'alçada d'una promoció que li donaria més poder dins de l'empresa.
Incloeu a l'informe si heu parlat amb qualsevol altra persona durant la trucada o la visita. És possible que hagueu parlat amb un recepcionista o assistent, o bé una altra persona de la companyia podria haver estat a la trucada de vendes. Assegureu-vos d'incloure informació rellevant sobre el tercer, com ara si té la capacitat de prendre una decisió sobre si l'empresa compra de vosaltres.
Escrigui el propòsit de la trucada, ja sigui en persona o per telèfon. És possible que hagi intentat fer una venda, obtenir informació o simplement posar-se al dia amb un client existent. Detallar el propòsit de la trucada és important perquè vostè i el seu supervisor hauran d'analitzar si la trucada ha estat correcta o no.
Afegiu la vostra opinió sobre l'èxit de la trucada a l'informe de trucada. L'èxit sol determinar-se pel resultat. Per exemple, si el resultat final era una venda, és probable que la trucada tingués èxit. No obstant això, l'èxit no sempre és blanc o negre. És possible que hagueu intentat fer un contacte amb un nou client potencial. Per tant, si vau poder parlar amb aquesta persona, la trucada va tenir èxit independentment de si es va tancar o no una venda.
Inclou qualsevol altra informació que creieu que era rellevant a l'informe de trucada. L'aspecte de l'oficina o l'estat d'ànim de la persona amb qui parlava podria ser potencialment rellevant per al resultat final de la trucada o visita. A més, aquesta informació pot dictar com es pot contactar amb aquesta persona en el futur. Per exemple, si un client potencial semblava molest pel vostre enfocament de vendes, el vostre supervisor podria suggerir que un altre venedor de la vostra oficina amb un enfocament de vendes diferent intenti contactar amb aquesta persona en el futur.
Consells
-
Assegureu-vos d'utilitzar ortografia i gramàtica adequades als vostres informes de trucades. No vol molestar al seu supervisor amb errors simples. Després de tot, pot estar utilitzant els vostres informes de trucades per avaluar el rendiment de la feina i el valor per a la companyia.
