Com a propietari d'una empresa, és responsabilitat vostra fer un seguiment de les seves finances i pagar impostos a temps. Depenent de les vostres preferències, podeu fer la vostra pròpia comptabilitat, contractar un professional o designar algú de la vostra organització per fer-ho. No importa l'opció que trieu, tome el temps per familiaritzar-se amb els diferents sistemes de comptabilitat que hi ha. Assegureu-vos que comprengui clarament les diferències entre els sistemes d'entrada única i els sistemes de doble entrada, a més dels programes informàtics manuals i informàtics.
Què és un sistema de comptabilitat?
Hi ha diferents tipus de sistemes de comptabilitat, i cadascun té trets distintius. No obstant això, tots tenen un propòsit comú: gestionar les activitats financeres d'un negoci, com ara els seus ingressos, despeses i passius. En aquesta era digital, la majoria dels comptadors utilitzen sistemes sofisticats amb recordatoris de pagament vençuts, capacitats d'informes avançades, còpies de seguretat de dades automatitzades, serveis basats en núvol i molt més.
Sense un sistema de comptabilitat, és difícil que els vostres llibres estiguin preparats per fer informes mensuals i anuals, feu un seguiment de les despeses del dia a dia i avaluï el rendiment financer de la vostra empresa. Els càlculs manuals són obsolets i propensos a l'error humà. Els sistemes de comptabilitat computada, d'altra banda, són precisos i fan que tot sigui molt més fàcil. Vostè o el vostre equip estalviaran temps i diners mentre eviten errors costosos.
Aquests programes poden gestionar tot tipus d'informació comptable i generar informes detallats. Podeu utilitzar-los per calcular els salaris pagats i pagats als empleats, registrar transaccions, consultar les ràtios de rotació de crèdit i processar dades relacionades amb vendes, nòmines, inventaris i altres aspectes clau del vostre negoci. Alguns sistemes de comptabilitat estan dissenyats per a petites empreses i autònoms, mentre que altres apel·len a grans empreses, agències governamentals o indústries específiques.
Tipus de programari de comptabilitat
L'elecció d'un sistema de comptabilitat depèn del pressupost, les preferències i la mida del negoci. Els quatre tipus principals de sistemes de programari financer inclouen:
- Sistemes d'entrada única
- Sistemes de doble entrada
- Sistemes comptables manuals
- Sistemes comptables computarizados
Aquests es poden desglossar encara més en diverses altres categories, com ara programari de comptabilitat en núvol, programari de comptabilitat personalitzat, programari de planificació de recursos empresarials, programari comercial fora de línia i molt més. Els últims programes tenen capacitats de màrqueting i automatització de vendes, programació il·limitada de factures, mòduls de nòmines i altres funcions d'avantguarda. La seva aplicació a la comptabilitat va més enllà del seguiment de les operacions financeres diàries.
Els sistemes d'entrada única són l'opció més bàsica. Com el seu nom indica, registren cada transacció amb una única entrada al diari de comptabilitat. Aquest mètode és fàcil d'utilitzar i no requereix formació en comptabilitat. Apel·la a les petites empreses amb un baix volum d'activitat. L'inconvenient és que és propens a errors i no controla els comptes a cobrar, els comptes a pagar, els passius i més.
Actualment, la majoria dels sistemes de programari financer, inclosos els dissenyats per a petites empreses, utilitzen la comptabilitat de doble entrada. Això significa que cada transacció implicarà com a mínim dos comptes, el que permet un informe més precís i una detecció d'errors a temps.
Sistemes de comptabilitat manuals vs. informàtica
Tots dos tipus de sistemes de comptabilitat es basen en els mateixos principis. La comptabilitat manual, però, suposa molt de temps i implica més tràmits. Els que l'utilitzen necessiten preparar informes d'estat financer, calcular saldos d'assaig, registrar transaccions en registres físics, etc. Atès que tot es fa de forma manual, hi ha un major risc d'error humà.
Els sistemes informàtics, d'altra banda, registren transaccions financeres electrònicament i poden racionalitzar les vostres operacions. Els usuaris poden triar veure les dades en diferents formats, emmagatzemar-los al núvol i accedir-hi des d'ell. Alguns exemples inclouen FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero i ActivityHD.
Depenent del vostre nínxol, també podeu optar per sistemes comptables específics de la indústria, com ara Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting o Sage Fixed Assets. Molts programes estan especialment dissenyats per a instal·lacions sanitàries, empreses fabricants, organitzacions sense ànim de lucre i altres tipus d'organitzacions.
