Els sistemes de classificació i classificació es divideixen en tres tipus principals: alfabètic, numèric i alfanumèric. Cadascun d'aquests tipus de sistemes de presentació té avantatges i desavantatges, depenent de la informació que es va arxivar i classificar. A més, podeu separar cada tipus de sistema de fitxers en subgrups. Un sistema de classificació de fitxers eficaç utilitza el tipus de sistema més lògic, pràctic i flexible per a la informació involucrada.
Sistemes alfabètics de presentació de temes
Els sistemes tòpics alfabètics classifiquen la informació segons el tema i, a continuació, publiquen les etiquetes dels temes en ordre alfabètic. Els temes relacionats no es mantenen junts en aquest sistema. En general, aquest tipus de sistema és millor quan es tracta de petites quantitats d'informació. Aquest tipus de sistema de classificació i classificació es coneix de vegades com un sistema de "diccionari". Quan es presenten els noms personals, s'utilitzen els cognoms com a classificador principal, amb noms utilitzats només en el cas dels cognoms idèntics.
Alfabètic Enciclopèdia Filing Systems
En un sistema de classificació i classificació de "enciclopèdia", la informació es desglossa primer per categoria general, amb subcategories situades per ordre alfabètic. Aquest tipus de sistema de presentació de fitxers és particularment útil per gestionar grans quantitats d'informació perquè els usuaris del sistema no han de tenir en compte el nom d'un arxiu particular per trobar-lo. En canvi, poden començar buscant la categoria general i cerqueu-lo per trobar el fitxer específic que necessiten.
Sistemes alfabètics de presentació geogràfica
Un subconjunt del sistema de classificació i enciclopèdia és el sistema de registre geogràfic alfabètic. En un sistema geogràfic, les categories principals es desglossen per ubicacions. Podeu utilitzar qualsevol mida o tipus de localització, des de països fins a ciutats a oficines de camp. Els usuaris d'aquest tipus de sistemes comencen escollint l'àrea geogràfica rellevant per a la seva cerca, i cerqueu alfabèticament dins d'aquest tema per trobar la informació específica que busquen.
Sistemes de presentació numèrica recta
Els sistemes de classificació i numeració recta són molt fàcils d'usar, ja que generalment comencen al número u etiqueten cada fitxer amb el número posterior. Tanmateix, l'ús d'aquest tipus de sistema és limitat, ja que sol requerir un índex per ajudar els usuaris a trobar els fitxers que busquen i els arxius d'alta activitat es poden congestionar al voltant de la mateixa àrea numèrica.
Sistemes de presentació numèrica dúplex
En sistemes de fitxers numèrics dúplex, els fitxers tenen etiquetes numèriques amb diversos conjunts de números implicats. Aquest tipus de sistema de fitxers pot gestionar grans quantitats de dades. Els diferents conjunts de nombres poden correspondre a categories i subcategories principals, paral·lelament al sistema de classificació i enciclopèdia. Un inconvenient d'aquest sistema és que es requereix un índex per comprendre el que fa referència cada grup de nombres. Un sistema numèric dúplex molt familiar és el sistema Dewey Decimal, que la majoria de biblioteques utilitzen per catalogar les seves col·leccions.
Sistemes de presentació cronològica
Una altra subcategoria dels sistemes de presentació numèrica són els sistemes cronològics, en què els fitxers s'ordenen per data. Normalment els fitxers s'agrupen per primer cop per any, després per mes, per dia. Els fitxers de correspondència, com ara les llistes de correu electrònic, normalment s'organitzen d'aquesta manera, amb les dades més recents que apareixen primer.
Sistemes de fitxers alfanumèrics
En sistemes de fitxers alfanumèrics, la informació es classifica per categories en un sistema enciclopèdic, però amb lletres i números per denominar categories. L'ús d'ambdues lletres i números permet un camp de categories molt més gran que l'ús de nombres només. Així, el sistema de classificació i classificació de la Library of Congress, que és alfanumèric, permet una major varietat de categories que el sistema decimal Dewey, que es limita a deu categories principals.
