Encara que les paraules adjunt i tancament sovint s'utilitzen indistintament en lletres comercials, representen diferents mètodes per incloure elements. En el sentit més estricte, es considera que un fitxer adjunt forma part de la lletra mentre que un recinte es tracta com un document separat. Per a algunes organitzacions, com el govern, l'ús per a cadascuna està delineat per la correspondència enviada, mentre que per a altres, l'ús és acceptable.
S'està afegint un fitxer adjunt
Un fitxer adjunt és un document que forma part de la carta comercial. Afegeix o descriu més detalladament la informació de la lletra. Alguns exemples inclouen un full de càlcul que proporciona una explicació visual de les factures o previsions financeres, un gràfic que ofereix una visió gràfica de les tendències comercials o un pressupost. Quan envieu un fitxer adjunt, incloeu la paraula "Adjunt" a la part inferior esquerra de la lletra amb un punt i el número de l'adjunt. També heu d'esmentar al cos de la lletra que s'adjunta un ítem (o s'adjunten diversos ítems) que milloren o expliquen encara més la informació de la lletra.
Inclou un recinte tancat
Un recinte és un document que s'afegeix a la carta comercial. Pot ser autònom com a document propi i no requereix la carta comercial per explicar què és el document o com interpretar-lo. Quan envieu un recinte en una carta comercial, col·loqueu les lletres "Enc" amb un punt i feu la paraula "Recinte" al final de la lletra del costat esquerre. A continuació, poseu el nom del document. Això avisa al lector que s'inclou un segon document a la correspondència. Un exemple d'un document que és apropiat per a un recinte és un currículum inclòs amb una carta de presentació. El currículum vitae és independent de la lletra i es troba fàcilment sol.
Adjunts en el correu electrònic
En algunes situacions, no hi ha cap mètode disponible per diferenciar un fitxer adjunt i un recinte. Una d'aquestes situacions es produeix quan envieu una carta comercial per correu electrònic. Com que no hi ha cap opció de tancament, i el correu electrònic és una forma de transmissió electrònica, tots els documents enviats per correu electrònic es converteixen en un fitxer adjunt. El fitxer adjunt s'afegeix al correu electrònic com a element descarregable que s'envia amb el cos del correu electrònic.
Ús del govern federal
Pot haver normes per a l'ús d'adjuncions i tancaments en determinades branques del govern federal. Per exemple, en el manual de correspondència, l'enquesta geogràfica dels EUA descriu com gestionar un fitxer adjunt i un recinte quan s'envien correspondència. Segons el seu manual, s'envia un article com a fitxer adjunt quan la correspondència és una nota, mentre que si és una carta, haureu d'utilitzar el recinte de paraules per a documents addicionals. En qualsevol cas, escriviu "Recinte" o "Adjunt" dues línies per sota del bloc de signatura. Fer això indica al lector que busqui els tancaments o els fitxers adjunts. Si falten, sol·liciteu que s'enviïn perquè estaven destinats a ser enviats amb la carta o memòria.
Si hi ha més d'un fitxer adjunt o tancament, indiqui quants, com ara "2 compartiments" o "3 fitxers adjunts". Si no s'identifica al text, utilitzeu dos punts després de la paraula, seguit del títol o l'explicació del document a la següent línia. Per exemple: "Recinte:" (línia següent) sagnia dos espais i afegiu "Resum de John Q. Adams" sense finalitzar la puntuació. Quan hi ha diversos tancaments o fitxers adjunts que no s'esmenten al text, el títol o es descriuen cadascun d'ells en una línia diferent. Per exemple: 2 Adjunts: (línia següent) sagnia dos espais i escriu: "Resum de John Q. Adams" (línia següent) sagnia dos espais i tipus: Llista de premis i assoliments "sense puntuacions finals.
