Ja sigui que sigui un equip d'una sola persona o una empresa de dret, tenint procediments i directrius d'oficina és una bona manera d'establir algunes regles bàsiques per a la vostra empresa. Això no només t'ajuda a fer tasques quotidianes, sinó que també pot ajudar a les teves noves contractacions quan comencen i els teus empleats establerts quan necessiten consultar qüestions administratives.
Establir directrius i fer-les accessibles
Crear un manual per a l'oficina del segle XXI és un gran lloc per començar. El manual d'oficina ha d'incloure processos i procediments per a aspectes importants del vostre negoci i ha de mencionar tots els punts rellevants de les lleis federals, estatals i locals d'ocupació. Inclou informació sobre polítiques d'abandonament, polítiques no discriminatòries i compensació dels treballadors.
També és on podeu incloure la missió, la visió i els valors bàsics de la vostra empresa. Aquests ajuden a tots els empresaris a continuar i treballar cap al mateix objectiu. Pot incloure pautes per al comportament dels empleats, el codi de vestimenta, el tabaquisme, l'horari d'oficina, el pagament, les promocions i els beneficis. Feu que el manual estigui disponible per a tots els empleats oferint-los tant en línia com en impressió. Doneu una còpia a tots els empleats i demaneu-los que signin una carta de confirmació dient que han llegit les directrius i que les compren.
Prenent nota de la tecnologia a l'oficina del segle XXI
En una oficina del segle XXI, és important integrar la tecnologia a les vostres pautes. Independentment de la indústria en què treballi, la tecnologia juga un paper important en els procediments d'oficina. Moltes coses es fan en ordinadors i telèfons intel·ligents. Decidiu si la seva empresa permet l'ús de la tecnologia d'oficina per motius personals i quines són les seves mesures de seguretat. Es permet als empleats utilitzar els seus telèfons mentre treballen? Mitjançant l'establiment d'aquestes normes, podreu aclarir qualsevol desacord abans que succeeixin.
Creació de pautes per a cada paper o departament
Depenent del vostre negoci, podeu triar establir procediments per a cada departament o cada rol a l'empresa. Per exemple, si teniu un departament de fabricació, els seus procediments seran, sens dubte, diferents del departament de vendes i del vostre departament de màrqueting. Si escriviu els procediments diaris per a cada àrea de la vostra empresa, us ajudarà més a bord dels nous empleats i podreu guiar el personal experimentat quan us oblideu de fer una tasca determinada. Tenir un lloc de referència també us ajuda a fer un seguiment de tot el que hi ha al vostre negoci. Algunes oficines que tenen múltiples nivells de personal poden triar incloure una taula organitzativa perquè tothom sàpiga quina és la seva funció dins de la imatge més gran de l'empresa.
Mantenir obertes les línies de comunicació
Les vostres pautes es poden actualitzar sempre que cal incloure un nou element important. No cal posar-los en pedra. Assegureu-vos que us comunica amb el vostre personal de forma regular quan afegiu qualsevol cosa als procediments de l'oficina o al vostre manual d'oficina. A més, totes les pràctiques d'oficina haurien de ser fàcilment accessibles. Assegureu-vos que el vostre personal sap on podeu demanar ajuda si teniu alguna pregunta sobre el temps de vacances, l'ús del telèfon mòbil, la compensació dels treballadors o qualsevol altra pràctica d'oficina moderna.
