El seguiment dels fluxos d'efectiu, la facturació i les línies de crèdit es refereixen a la comptabilitat. Els comptadors de llibres han de resoldre les discrepàncies que es produeixen en els comptes de l'empresa i facilitar la comunicació relacionada amb finançament entre altres membres del personal per assegurar que la informació sigui totalment i amb precisió en el llibre de la companyia. Si bé hi ha alguns avantatges clars a la comptabilitat, la pràctica té inconvenients que poden afectar l'eficiència i la rendibilitat de l'empresa.
Obligació legal
Un dels avantatges de la comptabilitat és que vostè està complint amb l'obligació legal de mantenir informes financers per a la seva empresa. Les empreses no estan legalment autoritzades a operar "sota la taula", per dir-ho així. Cal rastrejar i documentar ingressos i despeses per pagar impostos adequats cada any. No mantenir els llibres de l'empresa pot resultar en sancions governamentals si s'examina i es demana que provoqui les transaccions comercials de la vostra empresa.
Rendició de comptes i transparència
Un altre avantatge per a la comptabilitat és la rendició de comptes i la transparència. La comptabilitat crea la responsabilitat amb els clients, ja que podeu cercar transaccions anteriors per verificar els preus o els pagaments realitzats. També crea la responsabilitat entre els socis comercials, ja que els socis autoritzats poden accedir als llibres de la companyia per revisar els ingressos i les despeses, o escanejar els senyals que els diners s'estan usant o informar de forma inadequada. La comptabilitat crea una major transparència; les empreses poden obrir els seus llibres a possibles inversors interessats en la documentació de la salut financera de l'empresa.
Dades
La comptabilitat crea dades sòlides que els propietaris d'empreses poden utilitzar per prendre decisions informades sobre l'expansió, retallada de costos o l'obtenció de línies de crèdit addicionals. En lloc de fer opinions generals i subjectives sobre si l'empresa està "fent bé" o "frenant", les parts rellevants poden apuntar a tendències a l'alça o a la baixa utilitzant exemples de fons i seguiment de beneficis. Les dades de la comptabilitat es poden utilitzar per justificar el tancament d'una ubicació de la botiga, contractar un empleat addicional o expandir-se per incloure productes addicionals.
Temps
Un desavantatge relacionat amb la comptabilitat és el temps. La recopilació de registres financers, la recerca de discrepàncies del llibre major i els errors de seguiment poden trigar hores, fins i tot amb un programari informàtic automatitzat. Es necessiten temps per mantenir els llibres afegint informació nova, i també porta temps per analitzar eficaçment els registres de comptabilitat per tal de prendre decisions financeres.
Cost
El cost és un altre desavantatge relacionat amb la comptabilitat. La contractació d'un servei de comptabilitat extern pot ser costós per a les empreses més petites, tot i que pot ser més barat que contractar un operador de comptes a temps complet designat. La compra de programari de comptabilitat per a la vostra empresa també pot ser costosa, especialment perquè aquests s'han d'actualitzar i reemplaçar perquè les versions més noves estiguin disponibles.
Inexacticis
Un altre desavantatge de la comptabilitat es refereix a inexactituds. Les inexactituds accidentals poden generar temps i diners perduts perquè s'han d'identificar i corregir. Les inexactituds intencionals d'empleats o socis comercials poc fiables poden donar lloc a "llibres cuinats" que poden ser vistos com a frau comercial o evasió d'impostos pel govern. Contractar un auditor per revisar els seus registres de comptabilitat pot ajudar a identificar aquests problemes.
