La confidencialitat és la principal preocupació per a les organitzacions pel que fa a la competència, les estratègies de màrqueting i la informació dels empleats. Quan la informació s'obté fàcilment, deixa a una empresa vulnerable a la responsabilitat i demandes judicials, així com, possiblement, retirar la seva avantatge competitiu. És responsabilitat de l'organització prendre mesures per evitar que els empleats incompleixin la confidencialitat.
En el moment de la contractació, normalment durant la nova orientació de lloguer, assegureu-vos que els empleats coneguin bé les expectatives de l'organització que la confidencialitat no es infringeixi. Expliqueu les conseqüències, com ara si i quan es descobreix que un empleat incompleix la confidencialitat, estarà subjecte a una disciplina i, possiblement, podrà ser donat d'alta.
Assegureu-vos que els empleats que tracten registres i informació confidencials estiguin informats i entrenats sobre com protegir la informació. Cal que sigui un requisit que els ordinadors tinguin protectors de pantalla amb contrasenyes i registres o documents importants estiguin restringits a una àrea que es pugui bloquejar i assegurar. A més, requereix que cada empleat tingui la seva pròpia contrasenya confidencial, que no es pot lliurar a ningú que no sigui el seu supervisor.
Creeu una política de confidencialitat i els treballadors signin que reconeixen, han llegit i entenem la política. Aquesta política es pot utilitzar com a motiu del càstig si es trenca la política de confidencialitat de l'empresa.
A més de la política de confidencialitat, es requereix que els empleats responsables de les estratègies de màrqueting, les invencions i altra informació important signin acords de no competència.
Sigui selectiu sobre quan i quin tipus d'informació confidencial important es divulga i a qui es divulga. Feu una llista d'on es mantenen registres confidencials importants i qui ha de ser responsable d'ells. A més, manteniu una llista de qui pot veure quina informació i quan pot tenir accés a ella.
Consells
-
Durant les entrevistes, pregunteu als possibles empleats que expliquin quins tipus d'informació confidencial han estat responsables en el passat i la seva familiaritat amb les polítiques de confidencialitat.
Avís
No permetis que els empleats ximples i xilots siguin responsables de mantenir informació i registres confidencials.
