Totes les empreses que contracten i mantenen els empleats han de mantenir un treball d'empleat o personal per cada empleat que contractin. Els gestors de recursos humans han de tenir cura de no incloure informació confidencial en un fitxer general d'empleats, com ara registres mèdics, financers, penals o de liquidació de seguretat. Aquest tipus d'informació s'ha d'emmagatzemar en un lloc segur, segons la legislació estatal i federal. Altres tipus d'informació no sensible s'han de mantenir en un fitxer de treballador dedicat per permetre la revisió dels empleats o utilitzar-los com a prova en litigis d'ocupació.
Preliminary Employment Records
La informació relativa a les comunicacions previ a l'ocupació, la descripció de la posició, les còpies d'una sol·licitud de treball inicial, el currículum vitae, les notes d'entrevistes, ofertes de feina, qualsevol formulari de verificació que s'hagi signat, com ara llegir i comprendre un manual d'empleat, s'ha de mantenir en el fitxer d'un empleat.
Informació sobre salaris, nòmines i impostos
Aquests tipus de documents inclouen fulls de fulls de temps, formularis W-4 completats per l'empleat, registres d'assistència, autoritzacions de dipòsit directe, declaracions anuals W-2 i mandats de suport a la infància que afecten els salaris d'acolliment d'un empleat.
Avaluacions de rendiment, comentaris i incidents
Si la vostra empresa realitza revisions periòdiques de rendiment, una còpia de cada ressenya relacionada amb un empleat determinat s'ha de col·locar al fitxer de personal de l'empleat. A més, cal assenyalar a l'expedient qualsevol incidència relacionada amb disputes amb altres empleats o gestió, problemes de comportament, patrons d'absència, baix rendiment laboral i advertències escrites.
Formació i educació
Moltes posicions requereixen formació, educació o certificació preliminars i continuades. Els empleadors haurien de mantenir un registre de tots els programes de formació que un empleat finalitzi. Si l'empleat ha estat emès un certificat de compliment per a un curs específic relacionat amb el treball, s'ha de conservar una còpia en el fitxer.
Contactes d'emergència i avantatges
Tots els ocupadors haurien de mantenir una llista de contactes d'emergència per a cada empleat en el fitxer, independentment de si l'entorn del treball és perillós. A més, cal registrar tots els beneficis associats a la posició de l'empleat. Els beneficis poden incloure vacances remunerades, assegurança mèdica, programes de reemborsament de matrícula i altres cobertures.
