El formulari W-9 és utilitzat per determinats contribuents, com ara empreses, associacions i propietaris privats, per obtenir les dades necessàries per produir el Formulari 1099 que es presentarà amb l'IRS. El propòsit del formulari és verificar el número d'identificació dels contribuents o el número d'identificació de l'empresari per als proveïdors de serveis dels EUA que no siguin empleats habituals, com ara consultors o contractistes independents. El formulari W-9 ajuda a una empresa a determinar si l'individu està subjecte a una retenció de còpia de seguretat.
Què és la retenció de la còpia de seguretat?
La retenció de la còpia de seguretat és la quantitat que es retindrà dels salaris o altres pagaments. La retenció de la còpia de seguretat es produeix quan el número d'identificació i el nom d'un contribuent o de l'empresari són diferents dels registres de l'IRS o el contribuent té deutes pendents d'IRS. Es requerirà una retenció de la còpia de seguretat fins que els impostos pendents s'hagin pagat íntegrament.
La taxa actual de retenció per a la retenció de còpia de seguretat és del 28%. Aquest nombre s'ajusta de tant en tant per reflectir els ajustos del cost de vida i augmentarà fins al 31 per cent a partir de l'1 de gener de 2011.
Presentació d'un formulari W-9
Aquest formulari no es presenta mai amb l'IRS. Simplement funciona com a verificació per a l'empresa que sol·licita la informació si l'empresa ha de retirar la retenció de còpia de seguretat obligatòria de qualsevol pagament que es faci al proveïdor del servei. L'IRS enviarà un avís a l'empresa si el nom d'un individu i el número d'identificació dels contribuents no coincideixen.
Quina informació es reporta al formulari W-9?
El formulari W-9s bàsicament serveix un propòsit: verificar els números d'identificació dels contribuents. El formulari W-9 és una forma relativament senzilla que demana nom, adreça, número d'identificació dels contribuents o número d'identificació de l'empresari. El formulari conté certificacions que el contribuent ha de fer sota sancions de perjuri. Aquestes certificacions indiquen que el contribuent ha proporcionat el número d'identificació del contribuent correcte, el contribuent no està subjecte a una retenció de còpia de seguretat i el contribuent és un ciutadà dels EUA o una altra persona acceptable tal com s'especifica a les Instruccions per al Formulari W-9.
Penes
Els contribuents que no proporcionin números d'identificació correctes a una empresa que la sol·liciti poden estar sotmesos a una multa de 50 dòlars per cada fracàs com a error raonable. En el cas que un contribuent proporcioni declaracions falses sense fonament raonable, es pot avaluar una multa de 500 dòlars. Els contribuents que voluntàriament facin declaracions falses poden estar sotmeses a multes criminals i possiblement a empresonament.
