Els dimonis han de transmetre la informació d'una manera concisa i raonable. Aquest estil sense sentit implica que, encara que sàpiga la possibilitat d'escriure-ne un, haureu de trobar el format senzill i sensible, un alleujament benvingut de l'altre, més projectes de redacció intensius que podeu tenir al vostre escriptori.
Escriure un encapçalament
Comenceu la vostra nota escrivint un encapçalament estàndard que inclogui "A:", "De:", "Data" i "Assumpte" en línies separades. Doneu-li un cop d'ull a la línia d'audiència, adonant-se que és possible que no vulgueu difondre la vostra nota a tota l'empresa, però només a alguns departaments. L'encapçalament perfunctoral permet als lectors escanejar ràpidament i obtenir informació important des del principi, des de la rellevància fins al tema.
Indiqueu el vostre propòsit
Escriviu una breu obertura que indiqui clarament, en els termes més simples possibles, el vostre propòsit per escriure. Injecteu una mica de personalitat, si ho voleu, però també heu d'afegir aquesta informació. Per exemple, si fa un anunci, pot escriure: "Després d'una recerca particularment llarga i exhaustiva, estic molt feliç d'anunciar que ABC Company ha contractat a XYZ Writers Group per guiar els nostres propers esforços de màrqueting".
Elaboració amb precisió
Doneu el cos de la vostra nota, no més de dos o tres paràgrafs, per elaborar-lo al vostre extracte inicial. Anticipant preguntes es important; no voleu que la vostra nota generi més preguntes que no proveeix respostes, però tampoc no és un fòrum per a una revelació exhaustiva de 360 graus. Organitzeu la informació més important: el que els empleats volen saber i el que necessiten saber-de manera jeràrquica. Finalment, tingueu en compte que una nota poques vegades serveix com a "paraula final" sobre un tema; de fet, de vegades inicia un ampli ventall d'activitats. Així, dediqueu l'últim paràgraf del cos de la nota a "passos següents" o "què passa a continuació". Per exemple, en aquest cas, és possible que vulgueu compartir quan introduïu el grup d'escriptors als vostres empleats.
Tanca a l'estil
Tanqueu la vostra nota amb una nota optimista, adonant-se que està enviant un missatge implícit perquè els seus empleats segueixin. Podríeu dir, per exemple: "Sé que esperem, com jo, d'embarcar-se en aquest emocionant capítol de la història de la nostra empresa. Agraeixo per endavant el seu continu entusiasme i dedicació ".
Assenyaleu als fitxers adjunts
Incloeu una notació a la part inferior de la vostra nota per a accessoris rellevants, com ara els documents que voleu que els empleats llegeixin o els procediments nous que desitgeu que segueixin. Simplement escriviu la paraula "Adjunt:" i resumeixi breument la informació. En aquest exemple, és possible que vulgueu incloure un compendi dels projectes de màrqueting anteriors del grup d'escriptors perquè els vostres empleats puguin familiaritzar-se amb l'estil i els èxits del grup. Sigui explícit sobre on els empleats poden trobar aquesta informació. Per exemple, si publiqueu una còpia en paper de la vostra nota en un tauler d'anuncis o envieu-li un correu electrònic per tota la companyia, assegureu-vos que els empleats entenguin com accedir al fitxer adjunt.
Consells
-
Llegeix la teva nota en veu alta a mesura que revises i editis acuradament abans de disseminar-la.
