Hi ha coses específiques que podeu comunicar amb altres persones al vostre lloc de treball mitjançant la distribució de notes. Generalment, un memoràndum comunica quelcom important per als companys de treball i normalment es distribueix almenys a més d'una persona de la companyia. També es pot utilitzar una memòria per informar-los sobre quelcom urgent, com ara fitxers perduts. Els fitxers perduts poden afectar el funcionament de l'empresa i els treballadors haurien d'alertar sobre el problema i com poden ajudar-lo el més aviat possible.
Completeu l'encapçalament de la memòria sobre els fitxers perduts. Això inclou una línia per a la data, l'assumpte, a qui és la nota i per a qui pertany. Aquestes línies s'anomenen "Data", "Assumpte", "A" i "Des de". El subjecte hauria d'almenys dir "Perduts", però també pot descriure quins fitxers es perden.
Expliqueu el tema breument en el primer paràgraf directament sota el encapçalament. Això definitivament hauria d'incloure quins fitxers es perden, com ara fitxers per a un client o projecte específic. També pot incloure com creieu que els fitxers es van perdre, on podrien ser i com és urgent trobar-los.
Descriu més sobre el problema a la següent secció. Obteniu més informació sobre els fitxers perduts en aquest moment. Podeu proporcionar detalls sobre el client o projecte dels fitxers per obtenir informació sobre com els empleats poden buscar els fitxers. En aquest punt, doneu una data específica als fitxers que heu de trobar.
Digueu als destinataris del record exactament el que voleu que facin a la secció final. Això hauria de ser un element d'acció específic, com ara cercar a la base de dades X o passar per tots els vostres fitxers personals si heu desat els fitxers perduts a l'ordinador de la vostra empresa o a les unitats flash. Repetiu la data en què els fitxers s'han de trobar.
Revisar la memòria. Assegureu-vos que no heu inclòs cap informació confidencial sobre els fitxers que no hi hauria d'haver un registre escrit. A més, assegureu-vos d'haver articulat la importància de trobar clarament els fitxers perduts.
