Els programes de seguretat que inclouen polítiques i procediments documentats estalvien els empleats d'accidents i estalvien diners de l'empresa. Segons l'assessor de seguretat líder, Mark Steinhofer del Safety Management Group, lesions dels empleats i les taxes de malaltia disminueixen un 20% i les empreses veuen un retorn de la inversió de $ 4 a $ 6 per diners invertit en programes de seguretat. Escriviu notes de seguretat i documents que segueixen les directrius de Seguretat Ocupacional i Administració de Salut i es dirigeixen als empleats amb formació i credencials adequades.
Els empresaris estan obligats a complir
OSHA exigeix als empresaris que proporcionin directrius de seguretat per a tots els empleats que realitzen treballs que podrien ser perillosos. Els propietaris de petites empreses, els oficials de conformitat amb la seguretat, els professionals de recursos humans, els directors de formació o altres empleats designats amb la supervisió i la seguretat dels empleats són els responsables d'escriure memoràndums de seguretat i distribuir-los als membres del personal adequats. Per exemple, un capatàs pot ser responsable de distribuir memoràndums sobre els requisits per usar barrets durs en determinades àrees.
Els empleats reben missatges de seguretat adequats
Les notes de seguretat s'han de dissenyar per orientar-se als empleats adequats que s'entendran i es veuran afectats per les normes de seguretat. La ignorància sobre com se suposa que s'ha de realitzar una feina no és una excusa per manca de seguretat, segons OSHA. És responsabilitat de l'empresari formar treballadors que no estiguin degudament certificats o entrenats en llocs de treball que portin risc. Els recursos humans poden compondre la llista de títols de treballs d'empleats, per exemple, que inclouen el seu nivell d'accés, com ara "només els operadors de grues certificats poden entrar al pati quan s'utilitzen màquines". Aquest missatge podria sortir en una memòria i publicar-se l'àrea de treball.
Contingut de memòria comprovat contra els protocols de l'empresa
Els empresaris i gestors que generin memòries de seguretat haurien de comparar el contingut dels documents amb les llistes de comprovació de la companyia que determinen els requisits bàsics de la documentació de seguretat. Si, per exemple, es transmet una nova resolució de l'OSHA, la memòria hauria de citar explícitament els requisits, i els administradors haurien de verificar la redacció per garantir la seva exactitud. Les noves directives que es deriven del consell d'administració o d'una comissió de seguretat han de seguir una llista de verificació proporcionada pel creador de les normes. Memos hauria d'incloure instruccions perquè els empleats proporcionin comentaris per assegurar-se que entenguin les directrius. Una memòria pot incloure els noms dels que necessiten llegir-la, amb el requisit que cada empleat designat inicialment després del seu nom.
No complir les sancions
Els empresaris poden enfrontar multes dures contra OSHA si no proporcionen als empleats normes i normes de seguretat clares. Els empresaris que es consideren que no tenen en compte la seguretat dels empleats al no complir amb les directives OSHA es poden sancionar fins a $ 70,000 per violació. Si no es publiquen les notes de seguretat i les normes de OSHA, també es poden produir multes. Una vegada que un empresari ha estat citat per violacions de les normes de seguretat, l'empresari també ha de publicar una còpia d'aquesta violació de forma clara durant tres dies o fins que no s'hagi solucionat el problema. A més, tots els memos i materials de formació també han de posar-se a disposició dels empleats en el llenguatge que puguin comprendre. Els empresaris poden tenir infraccions traduïdes, per exemple, i publicar còpies simultànies de la violació en anglès, espanyol, àrab i qualsevol altres idiomes que parlen els empleats per evitar multes addicionals. Correspon als recursos humans o al gestor de contractació traduir i proporcionar tots els memos i manuals de formació en les llengües parlades pels empleats.
