Les funcions comptables bàsiques no són només habilitats vitals importants; són fonamentals per a la correcta gestió d'un negoci. El manteniment de registres acurat és essencial per assegurar el compliment, pot il·lustrar el creixement i el progrés al llarg del temps i rendir comptes als inversors de les empreses o institucions creditícies. Sempre és important saber quant es gasten els diners, per què i quan. Tenir aquesta informació a mà i emmagatzemar-la d'una manera organitzada facilita que les empreses i els grups saben el que està funcionant econòmicament i el que podria necessitar canviar per garantir la millora en el futur.
Descripció general de les funcions de la comptabilitat
Les tres principals funcions de comptabilitat són:
- La recollida i emmagatzematge de dades relatives a les activitats financeres d'un negoci. La informació es recopila a partir de documents d'origen, gravats primer en revistes i després publicats en llibretes, ja sigui manualment o amb programari de comptabilitat.
- Proporcionar informació que es pugui utilitzar per a informes de gestió, estats financers, planificació estratègica i presa de decisions.
- Proporcionar controls que registrin i processin de manera eficient i precisa dades.
Paper de la comptabilitat en el negoci
La comptabilitat té un paper fonamental en els negocis. El manteniment de registres integral garanteix la capacitat de proporcionar informes financers precisos, que poden ser necessaris durant una auditoria, per a informes trimestrals a inversors o institucions creditícies. Tot, des de declaracions fiscals anuals o trimestrals fins a auditories i sol·licituds de crèdit, probablement requereixi extractes financers detallats. És només pel manteniment de registres comptables acurats que aquesta informació pot estar disponible quan sigui necessari.
Ser capaç d'analitzar aspectes de la salut financera d'un negoci, com ara el flux d'efectiu, la rendibilitat i els préstecs pendents és una part crítica de l'execució d'una empresa. Amb aquesta informació a la mà, els directius o els propietaris poden determinar el que està funcionant per al seu negoci i el que no és així, així com en quines àrees podrien treballar per millorar la salut financera general de l'empresa cap endavant.
Un tipus especial de comptabilitat anomenat comptabilitat de gestió és especialment útil per als líders de l'empresa. Per a la comptabilitat de gestió, els comptadors s'encarreguen específicament de preparar informes financers que ajudin els administradors a prendre decisions importants per guiar el futur de l'empresa. Això es diferencia de la comptabilitat financera en què els comptadors de gestió proporcionen orientació sobre com executar un negoci. D'altra banda, els comptadors financers proporcionen informes que indiquen el rendiment del negoci. En general, tant els comptes administratius com els financers segueixen les mateixes regles d'or de comptabilitat i han d'adherir-se als mateixos estàndards de la indústria i principis comptables generals.
Quines són les funcions principals d'un comptador
Si us interessa una carrera en el camp de la comptabilitat, podeu preguntar-vos quines són les funcions principals d'un comptador? Els comptadors són imprescindibles per a empreses de totes les mides i tipus, ja que són responsables de la recopilació, precisió, gravació, anàlisi i presentació d'informes sobre la informació financera d'una empresa. De vegades, els comptadors tenen un paper principalment administratiu, prenen informació de documents financers i la incorporen a les revistes o al programari de comptabilitat. En altres casos, els comptadors serveixen d'assessors a l'empresa, analitzen els registres financers i suggereixen els enfocaments que l'empresa pot assumir per estalviar diners o fomentar el creixement. Les empreses més grans poden tenir departaments comptables complets, amb empleats que omplen cadascun d'aquests rols. En alguns casos, les petites empreses poden externalitzar els seus comptadors. Això és possible ja que les regles bàsiques de comptabilitat no varien d'indústria a indústria o entre empreses.
No importa el negoci, els comptadors acostumen a cobrar, organitzar i mantenir els registres financers de la companyia. Una part important d'aquesta tasca és garantir que els registres es recopilen dins dels límits de la llei i en qualsevol normativa de la indústria. Per a les empreses amb moltes oficines i comptadors en cadascuna, també és obligatori que el comptador garanteixi que els sistemes i normes d'organització comptables corporatives siguin honrats. És important, en nom de la coherència, que tota l'empresa mantingui els seus registres de la mateixa manera.
Els comptadors poden ser obligats a preparar els impostos sobre una base trimestral o anual, depenent de les necessitats de l'empresa. Depenent de la mida de l'empresa, algú en aquest rol també pot assumir funcions de recursos humans i tractar la distribució dels documents fiscals de final d'any als empleats. Molts departaments comptables també s'encarreguen de preparar els xecs de pagament del personal.
Si una empresa utilitza comptadors públics certificats externs, professionals fiscals o assessors financers, pot ser el paper del comptador de l'empresa contactar amb aquests contractistes. El comptable del personal pot mantenir registres addicionals, organitzar els estats financers necessaris abans de les reunions o actuar com a representant de la companyia en reunions amb els contractistes. Els comptadors també ajuden a prendre decisions financeres importants.
Regles d'or de comptabilitat
Cada curs d'estudi en comptabilitat demanarà als estudiants que responguin a la pregunta bàsica, quines són les regles d'or de comptabilitat? Hi ha tres principis principals que s'ensenyen i es consideren regles d'or. Això vol dir que són coherents entre empreses i indústries. No canvien, independentment de les particularitats d'un negoci.
Per entendre les regles d'or de la comptabilitat, primer heu d'entendre el sistema de comptabilitat de doble entrada. Totes les transaccions financeres, d'acord amb aquest sistema, necessitaran, com a mínim, dos comptes del compte gràfic. Per exemple, si un client pagava un gran ordre de samarretes que costava 1.000 dòlars, es debitaria la categoria d'ingressos en milers de dòlars. Tanmateix, l'import prèviament pendent de les camises també s'hauria inclòs a la llista de comptes a cobrar. Per tant, un comptador hauria de destinar aquesta categoria a $ 1,000.
La primera regla d'or de la comptabilitat segueix aquest principi i estableix que sempre domina el receptor i acredita el que li dóna la transacció.Això és cert en el cas dels comptes personals, que es poden definir com a comptes relacionats amb un individu, una empresa o una institució. Seguint aquest principi de manera consistent, sempre haureu de fer dues entrades per a cada transacció financera.
La segona regla d'or de la comptabilitat estableix que hauríeu de pagar el que entra i acreditar el que surt. Això és, en essència, el mateix que el de la regla número u, però no s'utilitza per als comptes personals. En canvi, aquesta norma és vàlida en el cas de comptes reals que comencen amb un saldo de deute. Els comptes reals són comptes de balanç incloent actius com ara efectiu, comptes a cobrar i edificis, comptes de responsabilitat com ara comptes a pagar i salaris a pagar i comptes d'accionistes com ara accions comunes i guanys retinguts. Així doncs, en l'exemple anterior, el comptador debitaria els efectius entrants. Si, d'altra banda, l'empresa gastés diners per comprar subministraments, aquesta transacció es representaria com a crèdit per a l'empresa.
La tercera regla d'or de comptabilitat s'aplica als comptes nominals, com ara els que impliquen capital. Poden incloure tot allò relacionat amb ingressos i despeses, com el lloguer pagat, els descomptes, els deutes i les comissions. La tercera norma estableix que ha de deduir totes les despeses i les pèrdues, i acreditar tots els ingressos i guanys.
Els fonaments de la comptabilitat
Si teniu l'esperança d'obtenir informació sobre la comptabilitat, o si voleu configurar un sistema de comptabilitat bàsic per a la vostra empresa petita, hi ha alguns elements bàsics que necessiteu familiaritzar-vos. Tradicionalment, el manteniment de registres financers es va fer manualment. El llibre que s'utilitza per fer un seguiment de les transaccions financeres s'anomena revista. Avui, és possible que preferiu utilitzar programari de comptabilitat, però el terme "diari" encara apareix amb freqüència, fins i tot en comptabilitat electrònica. A més, els principis bàsics són els mateixos.
Una transacció és un esdeveniment financer que cal documentar. Podeu fer un seguiment de l'import de la transacció juntament amb la data en què es va produir, una descripció i el compte que es dedica o acredita.
De vegades, un negoci pot utilitzar diverses revistes per fer un seguiment de transaccions relacionades amb diferents comptes. Per exemple, es pot utilitzar un diari de cobrament en efectiu per organitzar la vostra llista de diners, mentre que es pot utilitzar una revista de desemborsament en efectiu per registrar els fons que surten. Un diari de desemborsament en efectiu és el mateix que un registre de xecs.
Per preparar-se per una auditoria potencial i per mantenir llibres nets, sempre haureu d'utilitzar un compte de xec o targeta de crèdit per a transaccions comercials. La barreja de comptes personals i corporatius no només fa que el manteniment de registres sigui més complicat, però també pot augmentar les indicacions vermelles durant una auditoria.
La comptabilitat es basa en un quadre de comptes per al seu marc. Aquesta llista de categories d'ingressos i despeses inclou, per exemple, actius, passius, patrimoni net, ingressos, cost de mercaderies venudes (no aplicables a una empresa de serveis) i despeses de funcionament. Altres comptes d'ingressos i despeses s'afegiran segons sigui necessari.
En el seguiment de les transaccions financeres, cada transacció ha de classificar-se segons el seu tipus. Els estats financers només solen incloure el total de la categoria de cada compte, en lloc de les transaccions individuals. Un informe financer mensual, trimestral o anual com el balanç, per exemple, inclou els actius totals, el passiu total i el patrimoni resultant.
Quan es preparen els estats financers, l'estat de l'empresa està representat en un balanç. És com una instantània de la salut financera d'una empresa en un moment determinat. Els actius són coses tangibles o intangibles que l'empresa té, com ara efectiu, comptes a cobrar (diners deguts al negoci per part dels clients), inversions, edificis, terrenys, equips o altres pertinences. A la inversa, els passius són el que la companyia deu als altres, com ara préstecs, targetes de crèdit o hipoteques. El patrimoni net o capital, la tercera categoria en un balanç, reflecteix les inversions de la companyia a l'empresa i els resultats o pèrdues de l'empresa des que va començar. Les tres categories han d'equilibrar, de manera que els actius han de ser iguals al patrimoni del propietari més els passius.
Altres categories de comptabilitat normalment no s'inclouen en informes a gran escala. No obstant això, els ingressos, el cost de les mercaderies venudes i les despeses d'explotació es registren al llibre general de l'empresa, que consisteix en el saldo de tots els comptes que la companyia realitza. Els ingressos o ingressos són els fons meritats per l'empresa per la venda de béns o serveis. Si l'empresa produeix béns en comptes de vendre serveis, el cost del producte es registra i es coneix com el cost dels béns venuts. També es registren les despeses d'explotació, els costos d'explotació del negoci, i inclouen serveis públics com ara calefacció i hidrodinàmica per a l'oficina, serveis d'Internet o lloguer, entre d'altres.
A més del balanç, el compte de pèrdues i guanys o compte de pèrdues i guanys (P & L) és un extracte financer essencial que mostra els ingressos menys les despeses amb el resultat net o la pèrdua resultant.
És fonamental comptar amb un comptador especialitzat independentment del tipus de negoci que tingueu o quina indústria. Des de qüestions de compliment i regulació a l'orientació a dia a dia i llarg termini, els comptadors analitzen els aspectes financers més complicats d'una empresa i proporcionen assessorament important. Els comptadors us poden dir el que està funcionant bé al vostre negoci i alertar-vos sobre el que s'ha de canviar per garantir el màxim creixement. Totes les empreses han de prioritzar la comptabilitat, ja sigui que tinguin un sol personal dedicat, un contractista o un equip complet de comptes administratius i financers.
