Hi ha alguna cosa més desconcertant que entrar a una nova oficina el primer dia de treball i no tenir cap pista del que se suposa que ha de fer, i molt menys on trobar el bany? Amb una mica de planificació (i una llarga memòria del que volia ser un novell), podeu dissenyar un manual d'orientació dels empleats que faci que els primers temporitzadors se sentin com a casa.
Identificar el propòsit i l'abast del manual. Es tracta de caminar al nouvingut a través del procés pas a pas de realitzar tasques específiques? Es tracta d'introduir-la en l'historial corporatiu i les polítiques, les regles del comportament adequat i els formularis i procediments estàndard d'acord amb l'assistència, les vacances i la baixa mèdica? O és una combinació d'ambdós?
Escriure la llista de temes que es tractaran en el manual i determinar si voleu escriure el manual sencer o delegar-hi seccions a personal amb coneixements. Aquesta decisió es basarà en la complexitat de la feina i en la freqüència amb què s'haurà d'actualitzar el manual per mantenir-se al dia amb el creixement de l'empresa i la introducció de noves tecnologies.
Recollir i fotocopiar els documents existents per incloure'ls al manual. Aquests inclouen articles com ara les especificacions de treball per a la posició del nou empleat, els formularis estandarditzats, la declaració de missió de l'empresa o el darrer informe anual, un organigrama, un pla d'oficines, una llista d'empleats juntament amb els seus títols i el seu telèfon d'oficina números, polítiques d'assetjament sexual i, potser, una còpia de l'últim butlletí de la companyia.
Determineu quins temes cal escriure des de zero. Per exemple, els empleats que no només són nous a l'empresa, sinó també nous a la ciutat, podrien apreciar una llista de restaurants, botigues i oficines postals properes. Si hi ha tradicions no escrites que serien interessants per als nouvinguts, aquest seria un bon lloc per esmentar-les. Per exemple, potser hi ha una divisió que es celebra un cop al mes per celebrar els aniversaris, o potser hi hagi una classe de ioga presencial que es reuneixi cada divendres durant l'hora del migdia.
Sol·liciteu l'assessorament d'alguns dels vostres empleats contractats més recentment. Pregúntele quin tipus de materials hauria estat útil per tenir en el primer dia i com van anar a buscar la informació que necessitaven.
Inclogui una carta de benvinguda del supervisor de l'empleat o fins i tot del president de la companyia. Aquesta carta ha d'animar al destinatari a contribuir idees al manual si veu maneres de millorar o ampliar el contingut.
Explicar les regles del que constitueix el comportament adequat de l'oficina. És possible que vulgueu incloure prohibicions, per exemple, sobre l'ús de telèfons d'oficina per a trucades personals, navegar per Internet, enviar missatges de correu electrònic externs o conduir un vehicle de la companyia per fer comandes. Si el taulell o la oficina de l'empleat es posa de manifest els clients i visitants de la companyia, també haureu d'establir normes en quant a obres d'art, plantes, elements de taula, fotografies, ràdios, etc.
Definir el codi de vestimenta de l'empresa.
Organitzeu tots els materials en un carpeta de 3 anells que es pugui lliurar al treballador el primer dia de treball.
Recluteu parells extra d'ulls per revisar el contingut a fons.
Inclogui un full de sortida per a l'empleat per reconèixer que ha rebut el manual d'orientació i que serà responsable de revisar tots els materials que hi ha dins.
Consells
-
Com que un manual d'orientació als empleats es pot considerar un treball en progrés, és possible que vulgueu considerar la possibilitat d'obtenir una versió en línia que tots els empleats podran accedir i, si cal, actualitzar els seus records sobre les polítiques de l'empresa. Si és pràctic, feu que tots els empleats de la vostra organització preparen manuals individuals d'escriptori que responguin a totes les seves responsabilitats. Això no només és recomanable tenir a mà com una eina de formació que estalvia temps si / quan es donen notícies, però també permet que el personal temporal pugui omplir-se fàcilment si l'empleat va de vacances prolongades o no té permís per malaltia.
Avís
Mai ometeu passos crucials d'una explicació sobre com realitzar una tasca. Fins i tot alguna cosa tan senzill com dir-los on el botó "encès" es troba en una maquinària o en el qual es guarda certs documents, serà molt apreciat per un nouvingut.
