Els SOP, més coneguts formalment com a procediments operatius estàndard, són pràctiques documentades dissenyades per garantir la coherència en pràctiques i operacions empresarials. Moltes persones pensen que els SOP només són aplicables en contextos pràctics de laboratori i de fabricació. Segons l'Agència de Protecció del Medi Ambient, un dels objectius principals dels SOPs és dictar com es manté, s'ajusta i s'utilitza l'equip. Tanmateix, els SOP també poden cobrir més processos analítics, el que significa que es poden aplicar en una varietat de contextos empresarials.
Salut i seguretat
Els procediments operatius estàndard mantenen la salut i la seguretat de tots els treballadors. Especialment en els entorns de fabricació en què es tracta d'equips pesants, els SOPs poden ajudar a garantir que els empleats operin equips per evitar lesions. Els SOPs poden ordenar horaris regulars de neteja i manteniment. Aquestes activitats són importants per al funcionament segur de la maquinària, però són fàcilment oblidades quan els empleats estan canviant els canvis i no existeixen registres escrits. Els SOP també mostren com executar l'equip de manera segura durant l'ús habitual. Un document de la Universitat Estatal de Iowa suggereix l'ús de diagrames juntament amb paraules per fer que les instruccions siguin clares.
Consistència de resultats
En els entorns de laboratori, l'Agència de Protecció del Medi Ambient suggereix que les regles establertes pels organismes reguladors no sempre són suficients. Els treballadors de vegades fan petits canvis en el procediment estàndard basats en els requisits més específics d'un experiment en particular. Quan aquests canvis no estan documentats, els resultats experimentals poden diferir entre equips de tècnics que utilitzen mètodes lleugerament diferents. L'escriptura de procediments operatius estàndard específics de la línia de negoci de la vostra empresa garanteix que tots treballem de la mateixa manera, limitant el cost dels assaigs addicionals per explicar resultats incompatibles.
Compliment normatiu i legal
L'elaboració d'un procediment operatiu estàndard amb els requisits del cos regulador en ment assegura que les pràctiques de la vostra organització s'adhereixen a les expectatives de la indústria. Els procediments documentats ajuden a simplificar les auditories internes i externes també. Per exemple, si la vostra empresa manté la certificació ISO, podeu assistir als auditors externs proporcionant còpies escrites dels vostres procediments compatibles amb l'ISO. A continuació, poden informar-vos on exactament en el procés els treballadors estan quedant curts. Els SOP també us protegeixen de demandes judicials, per exemple, si un empleat està lesionat en el treball després de no seguir les millors pràctiques documentades. Els SOPs a la configuració d'oficines també poden assegurar el compliment legal. Per exemple, un SOP per negociar negocis a l'estranger pot evitar que els executius entren en un territori de suborns il·legals.
Augment de l'eficiència i la productivitat
La gent necessita la coherència per ser la seva més productiva. Quan no hi ha dubte sobre quin format hauria de tenir un document, si s'ha de netejar els equips i on s'han d'emmagatzemar els subministraments, la gent només pot fer els seus treballs sense parar de fer preguntes. Normalitzar tot és impossible i contraproduent, ja que els empleats necessiten certa flexibilitat per resoldre problemes. Tanmateix, escriure SOPs per a procediments regulars i rotatius pot augmentar l'eficiència en el treball. Per exemple, un SOP per nomenar fitxers pot reduir el temps necessari per trobar documents i promoure el treball en equip entre els departaments.
