El vostre negoci ha de completar un formulari W2 cada any per a cada empleat. Aquests formularis presenten informació que afecta els càlculs fiscals, inclosos els salaris, la retenció estatal i federal de l'impost sobre la renda, i les contribucions de pensions. L'empleat és responsable d'enviar una còpia del formulari juntament amb la declaració anual d'impostos al Servei d'Impostos Interns. Emplenar un W2 és relativament senzill si teniu programari de comptabilitat fiscal per fer un seguiment dels números.
Format pel Reglament
El programari de comptabilitat pot omplir els quadres individuals del formulari de forma automàtica a partir de figures i càlculs emmagatzemats. L'IRS requereix un tipus de lletra de text negre de 12 punts, estàndard, escrit o imprès sense correccions i totes les entrades s'adapten íntegrament als quadres. El formulari es llegeix automàticament, i si és expulsat per un format incorrecte, o per escriure-lo o en un color incorrecte, haurà de tornar a enviar-lo.
Descripcions més detallades
Mostra els salaris totals, la retenció i tota la informació adequada als quadres correctes. L'IRS proporciona el manual "Informació per al formulari W2", disponible ja sigui en paper o en línia, amb un detall de la informació requerida. Alguns quadres són purament informatius, però encara obligatoris. Mostrant codi DD al requadre 12, per exemple, informa a l'IRS que l'empresari informa de la seva contribució a un pla de salut qualificat, que s'exclou de la base imposable de l'empleat. Les funcions del quadre estan subjectes a modificacions ja que la legislació fiscal crea nous requisits d'informació.
Distribució del document
Còpia d'arxiu A del formulari W2 amb l'Administració de la Seguretat Social, que necessita la informació del registre salarials i d'aportacions del SSA de l'empleat. Enviar la còpia 1 a la divisió d'impostos estatal o local, si així ho requereix la llei. Copieu B, Còpia C i Copy 2 vinguin a l'empleat i Copy D és per als registres de l'empresari. El termini per distribuir el formulari i el fitxer varia cada any. La data límit per presentar per a 2014, per exemple, és el 2 de març de 2015, mentre que el termini per distribuir-lo als empleats és el 2 de febrer de 2015. Podeu sol·licitar una extensió de temps per presentar-la amb el formulari IRS 8809. Hi ha d'haver una còpia permanent del W2 en el vostre sistema comptable. L'IRS requereix que mantingueu el formulari, fins i tot si no es pot lliurar a l'empleat, durant quatre anys.
Estalvieu temps amb BSO
Podeu utilitzar els serveis empresarials de la Seguretat Social en línia per crear i / o carregar una versió electrònica dels vostres W2, que també es pot imprimir als empleats. Si teniu una petita empresa, això representa una alternativa per reunir els W2 a través del vostre propi sistema de comptabilitat o fer-los manualment. El lloc SSA requereix registre. Heu de tenir un navegador web habilitat amb encriptació de 128 bits i amb les galetes habilitades i Adobe Acrobat Reader per crear els documents en línia.
