Les empreses de totes les formes i mides tenen reunions, ja sigui una corporació global que llanci una unitat de vendes de mil milions de dòlars a Europa o una petita empresa familiar que decideixi actualitzar les seves existències. La presa de minuts normalment és un component essencial de les reunions d'empreses, donant a les empreses un registre precís d'esdeveniments importants, com ara vots d'accionistes, disputes dels treballadors i discussió d'estratègies futures.
Articles que necessiteu
-
Bloc de notes i bolígraf
-
Dictafon o dispositiu de gravació
Examineu l'agenda de la reunió anterior. Hi ha hagut punts plantejats que necessiten seguiment en la reunió actual. Conèixer aquests temes abans de la reunió us permetrà prendre informació més ràpidament i fer notes briefer.
Copieu la reunió amb un dispositiu de gravació si creieu que podeu lluitar per mantenir-se al dia amb les discussions. En fer clic a la reunió, podeu transcriure punts rellevants més endavant amb menys restriccions de temps.
Siéntese cerca de la persona que presideix la reunió. Això us permetrà demanar aclariments sobre els punts plantejats que trobeu ambigu o insubstancial.
Escriviu el moment i la data al capdavant del vostre bloc de notes. Feu una nota de la persona que presideix la reunió, el prenedor de minuts (tu mateix) i el lloc.
Enumereu tots els assistents que no siguin el president i vosaltres mateixos. Passeu al voltant d'un full de paper i demana a tots els assistents que ompli el seu nom. Aquesta informació es pot transcriure als vostres minuts més tard.
Feu un seguiment de l'agenda de la reunió. Les reunions solen tenir punts numerats per a la discussió. Tanmateix, sovint les converses poden sortir de tanques, és a dir, que els elements es perdin o es debaten fora de seqüència. Fixeu-vos en els números de l'ordre del dia i anoteu-los tal com es debaten, fins i tot sense seqüències.
Documentar qualsevol proposta de decisió sobre regles o direcció futura de l'empresa. Llista els individus que proposen moviments i, si es produeix una votació, registreu qui i quants voten a favor de la moció. Documentar com es va dur a terme la moció, ja sigui per confirmació verbal, demostració de mans o per votació secreta.
Escriviu els minuts tan aviat com pugueu després de la reunió. És probable que la informació estigui fresca a la vostra ment, de manera que pugui recordar més detalls que si ho vau deixar una altra vegada.
Anoteu el vostre nom al final del document perquè els vostres col·legues puguin contactar-vos amb consultes sobre el contingut.
